NF-e: integrando a logística com a escrituração

Comece a processar o recebimento fiscal de mercadorias no momento da chegada da NF-e

por Claudio Della Nina

No meu artigo “Cinco passos para reduzir custos no recebimento de mercadorias”, apontei como segundo passo o início do processamento do recebimento fiscal de mercadorias no momento da chegada da NF-e. A grande maioria das empresas que visito, mesmo as que já recebem de seus fornecedores a maior parte das notas fiscais em formato eletrônico, ainda iniciam o processamento da entrada da mercadoria no momento em que esta chega à sua portaria. Ainda pior, recebem as mercadorias com base nas informações da DANFE, como se esta fosse o documento fiscal que ampara a operação que está sendo realizada, simplesmente ignorando as informações contidas na NF-e (XML). Veja abaixo o que você já pode fazer no momento em que recebe o XML da nota fiscal eletrônica de um dos seus fornecedores, muito antes da chegada da mercadoria:

Identifique os pedidos de compra que deverão ser comparados com a nota fiscal emitida pelo seu fornecedor. Infelizmente a maior parte das empresas emissoras da nota fiscal eletrônica não preenchem os campos que permitiriam a identificação automática do pedido de compra que deu origem à operação. O preenchimento destes campos permitiria que os pedidos de compra referentes a cada ítem da nota fiscal fossem facilmente e automaticamente identificados. De qualquer forma, o primeiro passo a realizar é a identificação dos pedidos de compra emitidos pela sua empresa que deram origem à emissão da nota fiscal pelo seu fornecedor. É muito mais coerente fazer isto agora do que quando o caminhão com a mercadoria estiver parado na sua portaria ou doca.

Compare os pedidos de compra com a NF-e emitida pelo seu fornecedor. Você certamente já confere a nota fiscal ou DANFE com o pedido de compra quando está recebendo as mercadorias. Antecipe esta etapa e faça esta conferência quando receber a nota fiscal eletrônica. É muito melhor descobrir e solucionar eventuais problemas antes da chegada da mercadoria.

Verifique se as características fiscais da operação, os impostos e as alíquotas aplicadas estão corretas. Em caso de dúvidas, você tem tempo suficiente para consultar a legislação ou contatar seu provedor de consultoria fiscal.

Tome as ações cabíveis para corrigir os erros encontrados. Não encontrou um pedido de compra? O pedido não confere com a nota fiscal emitida pelo fornecedor? Os impostos ou alíquotas aplicados pelo fornecedor não são os esperados? Tome imediatamente as ações apropriadas. Ganhe tempo. Faça antes aquilo que você hoje faz quando a mercadoria já chegou. Desta forma você vai reduzir o tempo médio de descarga de mercadorias.

Como você pode perceber, estamos falando de atividades que de uma forma ou de outra já são realizadas. A grande mudança aqui é passar a utilizar as informações da NF-e e antecipar as atividades que você já realiza no momento do recebimento das mercadorias. Com certeza este processo pode ser realizado mais rápido e com maior assertividade com a ajuda de ferramentas que automatizem ou auxiliem na execução das atividades descritas, mas isto é assunto para outro artigo.

Fonte: Blog José Adriano