Atenção redobrada ao cadastro de produtos
Reginaldo de Oliveira
O estereótipo do empresário brasileiro é marcado pela ojeriza aos assuntos burocráticos que envolvem controles trabalhosos e detalhistas. O costume é ir direto ao ponto, que é comprar, vender, pagar e receber, sendo que o resto fica habitualmente entregue ao acaso das circunstâncias. Normalmente, a “burocracia estéril” fica a cargo dos tecnocratas, que procuram se virar com os parcos recursos disponibilizados pelo patrão. Por exemplo, o controle de estoque da maioria das empresas padece da crônica falta de acuracidade, o que normalmente redunda em constantes conflitos envolvendo funcionários e clientes. Essa imprudência se transforma em temeridade quando coloca a empresa na mira do Fisco. Só depois do baque de uma autuação é que rapidamente se encontra um jeito de por ordem na casa.
O controle de estoque da taberna da esquina está inteiramente na cabeça do dono. Alguns, com mentes privilegiadas, são capazes de memorizar a movimentação de uma infinidade de itens sem se perder nas prateleiras lotadas de mercadorias. A adoção do computador como instrumento substituto da memória e do kardex aconteceu de forma simplificada, onde ainda se costuma atentar somente para descrição, quantidade e valor. Aquele monte de outros campos do cadastro do produto sempre fica em branco. Afinal de contas, pra quê perder tempo com firulas?
O advento dos controles fiscais via SPED vem provocando um choque cultural nesse tipo de comportamento organizacional. E mesmo depois de decorrido tanto tempo, ainda impera nos ambientes corporativos a feroz resistência ao tratamento adequado do cadastro de produto. E a briga é feia, visto que funcionários dos setores, contábil, almoxarifado, compras e faturamento, vivem se desentendendo. Ou seja, o setor contábil exige um padrão de qualidade ainda em desacordo com a realidade da empresa.
Talvez o foco da questão esteja no paradigma cristalizado na cabeça daqueles que se acostumaram justamente com a tal visão simplificada da coisa. Persiste em se manter de pé o conceito de que basta mexer numa coisinha aqui, outra ali até o arquivo eletrônico passar no PVA sem erro. Por ser elementar, essa tarefa pode ser delegada ao estagiário da Contabilidade. O mais importante é a validação no PVA e a transmissão ao repositório do SPED. Essa miscelânea de responsabilidades e esse jogo de empurra-empurra tem o potencial explosivo de empurrar a empresa para o abismo dos riscos fiscais. E o SPED gerado nessas circunstâncias expõe as vísceras da empresa e entrega de bandeja para o ente fazendário os erros fiscais com riqueza de detalhes. E o pior é que em muitos lugares os procedimentos fiscais da Contabilidade estão totalmente desalinhados com os processos da movimentação do Almoxarifado, fato decorrente do hábito da Contabilidade não analisar os arquivos gerados pelo TI. Assim, a Contabilidade informa uma coisa para o Fisco e o TI, outra coisa.
Para não sucumbir ao abismo é preciso agir com urgência. Isso significa passar um pente fino no cadastro de todos os produtos, dando especial atenção aos aspectos relacionados à NCM e CST. Na realidade, o cuidado deve se estender para todos os processos que envolvem movimentação de produtos. Ou seja, o paradigma do momento é GERENCIAMENTO DE PRODUTOS. Se o porte da empresa for substancial, deve-se criar uma Gerência de Produtos, a qual deve responder pelo comportamento e pelas características de cada item do estoque. Isso, nada mais é do que organização de procedimentos. Dentre várias incumbências, esse departamento ficaria responsável pela regularidade cadastral dos itens estocados, de forma que a Contabilidade pudesse validar os arquivos eletrônicos sem transtornos e posteriormente transmiti-los com segurança ao repositório do SPED. Aqui mesmo, no PIM, há muitas indústrias que fazem isso com maestria para atendimento de exigências de controle interno e não por conta de pressões do Fisco.
Por incrível que pareça, é o Fisco que está obrigando as empresas a adotar níveis mínimos de organização dos seus processos internos. Aquela “burocracia estéril” e sem propósito, agora está se tornando o epicentro dos abalos sísmicos que podem comprometer a estrutura do negócio. Portanto, vamos tomar nas mãos as rédeas do gerenciamento dos nossos estoques para sair da mira do Fisco e também para conferir qualidade aos processos de movimentação de produtos.
