Documento em papel persiste
por Paula Cunha
Em plena era digital ainda existe a necessidade de armazenamento de documentos, notas fiscais, recibos e contratos de prestação de serviços em papel. A regra , detalhada em leis federais estaduais e municipais, vale tanto para pessoas físicas quanto jurídicas e a falta deles pode acarretar sérios problemas em caso de fiscalização. Para empresas de pequeno e médio porte as dificuldades aumentam em razão da falta de espaço e de pessoal especializado para a tarefa. Mesmo assim, consultores especializados na organização e gestão de arquivos alertam para a importância de se guardar documentos em papel.
A Confirp Consultoria Contábil, empresa especializada na organização e digitalização de documentos, orienta empreendedores de todos os ramos de atuação através de consultorias e palestras.
Um dos palestrantes da Confirp, Juan Cacio Peixoto, bibliotecário da Acervo – que também oferece consultoria neste campo – explica que muitas empresas desejam digitalizar todos os seus documentos, mas esbarram nas dificuldades que poderão ter. Os órgãos públicos ainda não estão preparados para receber e enviar arquivos digitais.
(clique na imagem para ampliar) Um dos exemplos é a Justiça do Trabalho, que ainda exige os tradicionais cartões de controle de ponto como prova física no caso de reclamações sobre horas extras não pagas. Ele lembra que apesar da Lei de Digitalização (de nº 12.682), sancionada em julho deste ano, ainda são necessários ajustes. Inicialmente foi vetada a permissão para destruir os arquivos após a transformação digital deles.
Prazos – Pessimista, Peixoto diz que a geração que está nascendo agora é que será beneficiada por estes avanços tecnológicos. Por isso, recomenda que as empresas consultem os prazos determinados pela legislação e encarreguem seu departamento jurídico de verificar se ainda há processos em andamento, já que a eliminação de documentos em papel poderá deixá-las sem provas em caso de fiscalização ou necessidade de apresentação de documentos (leia os prazos acima). Ele opina que muitos empreendedores arcaram com custos enormes decorrentes de ações perdidas porque não foram cuidadosos ao arquivar documentos ou ainda pensam que esta prática representa um passivo para suas empresas. "Entre as dúvidas mais frequentes dos empresários que atendo está a validade dos documentos digitais que substituem os físicos (em papel)", afirma.
Valor histórico – Para Adriano Damato, sócio-diretor da unidade de São Paulo da empresa Arquivar, "estes documentos são essenciais para o funcionamento de uma empresa e devem ser considerados como parte da sua história".
Segundo Damato, os prazos de arquivamento variam de acordo com cada legislação. As informações podem ser encontradas no Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos. Ele é encarregado de oferecer orientação normativa nos campos de gestão e proteção de arquivos e documentos.
Os prazos para notas fiscais, recibos e documentos referentes a tributos, recibos e contratos de aluguel, contas (água, luz, telefone e gás), contratos de compra e escrituras de imóveis, fazem parte dos itens controlados por estas leis.
Atualmente, a Arquivar é procurada por empreendimentos de todos os portes e de diversos ramos, pois a fiscalização foi intensificada nos últimos anos, principalmente por parte da Receita Federal. Os preços dos serviços variam de acordo com o seu porte.
O comércio varejista e atacadista segue as mesmas normas e, segundo o sócio-diretor da Arquivar, os grandes grupos são os que dispõem de mais recursos e pessoal para arquivar toda a sua documentação. Já os estabelecimentos de pequeno e médio portes encontram mais dificuldades tanto do ponto de vista físico (instalações com espaço reduzido) quanto do organizacional e financeiro.
Outro segmento que requisita mais serviços deste tipo são as importadoras e exportadoras, pois na sua avaliação, "os documentos são verdadeiros dossiês, com uma legislação que conta com regras muito específicas".
Damato acredita que, neste momento, apenas a Nota Fiscal eletrônica conta com um sistema já consolidado e confiável.
