Por que os auditores independentes não encontram fraudes
Por Tracy Coenen [1]
Mesmo com toda a publicidade em torno da questão da fraude financeira nos últimos 20+ anos, a maioria dos auditores [independentes], investidores e outros profissionais ainda não “entendem” quando se trata de detectar fraudes. As auditorias tradicionais de demonstrações financeiras nunca foram projetadas para detectar fraudes.
A auditoria é simplesmente um processo pelo qual os auditores verificam a matemática da empresa e a aplicação das regras contábeis. Os auditores examinam uma porcentagem muito pequena das transações. A fraude raramente é detectada por auditorias de demonstrações financeiras porque elas não têm esse objetivo. No entanto, às vezes, a fraude é detectada pelos auditores, e eles podem aumentar suas chances de encontrar fraudes se assim o desejarem. Há oportunidades durante cada auditoria de demonstrações financeiras para encontrar fraudes, se apenas os auditores forem diligentes. Uma das chaves para se tornar melhor na detecção de fraudes é entender por que os auditores muitas vezes não encontram fraudes.
A questão de encontrar fraudes em auditorias não é importante apenas para auditores. Investidores e outros profissionais que usam demonstrações financeiras precisam entender os riscos de fraude para avaliar completamente o quão não confiáveis as demonstrações financeiras podem ser quando se trata da questão da fraude.
O ponto principal é que aqueles que estão confiantes de que as auditorias encontrarão fraudes estão se enganando. Nada poderia estar mais longe da verdade. A instância ocasional de auditores detectando fraudes durante uma auditoria de demonstrações financeiras não significa que as auditorias sejam eficazes na detecção de fraudes.
Este artigo discute os nove motivos mais comuns pelos quais os auditores deixam passar fraudes que estão ocorrendo bem debaixo de seus narizes. Ao destacar essas questões, os profissionais podem entender melhor as questões relacionadas à detecção de fraudes e evitar uma falsa sensação de segurança ao examinar demonstrações financeiras auditadas.
Confiança em Controles Internos
A profundidade dos testes de auditoria e os tipos de procedimentos usados são fortemente influenciados pela avaliação dos controles internos pelos auditores. Eles estão analisando as políticas e procedimentos da empresa que ajudam a garantir demonstrações financeiras precisas. Os auditores determinam se esses controles existem, são adequados e são aplicados.
Com base em suas avaliações do risco e dos controles, os auditores planejarão seu trabalho de auditoria. É fácil ver que quaisquer avaliações falhas neste estágio do processo podem ser prejudiciais para toda a auditoria. Se os auditores não estiverem totalmente no topo dos riscos, eles não podem planejar seu trabalho para lidar com esses riscos.
Os clientes de auditoria são frequentemente culpados por terem controles internos deficientes que nunca são corrigidos. Os auditores dizem aos clientes que há um problema, mas eles continuam os negócios normalmente. Quando a auditoria do ano seguinte começa, os auditores descobrem que nenhum dos problemas foi corrigido. Eles ajustam o escopo de seu trabalho de auditoria adequadamente? Frequentemente, a resposta é não, e assim, ano após ano, há deficiências que não são abordadas com procedimentos de auditoria aprimorados.
Testes de Auditoria Previsíveis
Os auditores são notórios por repetir seus testes de ano para ano, focando nas mesmas contas ou tipos de transações e usando limites de dólares com os quais os clientes de auditoria estão intimamente familiarizados. Quando os funcionários sabem exatamente qual risco e contas os auditores irão mirar, a eficácia dos testes de auditoria diminui.
O elemento surpresa é bastante eficaz na prevenção e descoberta de fraudes, mas os auditores não costumam empregar essa técnica. A surpresa ajuda a prevenir fraudes porque os funcionários nunca têm certeza se certas contas ou transações podem ser selecionadas para teste. Eles têm menos probabilidade de se envolver em fraudes porque não sabem se os auditores estarão procurando.
Mas se o cliente sabe onde os auditores estarão concentrando sua atenção, é fácil fabricar documentos, fazer lançamentos estratégicos no diário ou, de outra forma, adulterar os registros contábeis. Pense em quão simples é para uma empresa mover o estoque de um local para outro se ela souber com antecedência qual instalação os auditores visitarão. Dentro de cada instalação, considere quão fácil é organizar o estoque para fazer parecer que há mais em mãos do que realmente existe, especialmente se a gerência sabe quais tipos de itens os auditores provavelmente contarão ou examinarão.
Os auditores tendem a ficar complacentes em seus testes. É muito fácil testar os mesmos itens da mesma forma de ano para ano. E como os auditores novatos são ensinados sobre o negócio de auditoria? Eles geralmente são instruídos a olhar os papéis de trabalho do ano passado e fazer os mesmos procedimentos na auditoria do ano atual. Qual melhor maneira de garantir que o cliente nunca será surpreendido pelos procedimentos de auditoria?
Amostragem Não É Suficiente
O cerne de uma auditoria é testar transações. Os auditores selecionam uma amostra e testam essas transações para garantir que elas foram registradas corretamente no sistema contábil. A limitação inerente à amostragem é que todas as transações não são testadas. E, claro, não seria possível para os auditores examinar todas as transações que uma empresa realiza em um ano.
Há sempre uma boa chance de que uma transação-chave não faça parte da amostra dos auditores e, portanto, não seja examinada. Muitas transações não são testadas pelos auditores, e isso significa que há uma chance muito boa de que um item fraudulento não faça parte do teste.
Trabalhando em torno do escopo e da materialidade
Para piorar a situação, a gerência sabe que os auditores geralmente escolhem transações de dólares maiores para testar. Ao testar quantias maiores, os auditores obtêm maior “cobertura” e podem testar uma porcentagem maior dos dólares. Isso cria uma grande oportunidade para alguém perpetrar uma fraude. Se ele ou ela precisar manipular os registros contábeis, várias entradas menores (em vez de uma entrada grande) provavelmente nunca serão examinadas pelos auditores.
Os auditores estão constantemente olhando para os números em termos de escopo e materialidade. Quantidades menores, sejam elas certas ou erradas, não significam muito em termos do quadro financeiro maior de uma empresa. O que os auditores frequentemente esquecem, no entanto, é que a questão da materialidade não se limita apenas à magnitude dos dólares. Embora um número pequeno possa não significar muito para a empresa como um todo, os fatos que cercam esse número pequeno podem torná-lo material.
Considere um roubo relativamente pequeno pelo CFO da empresa. Embora o total de dólares possa cair bem abaixo do que normalmente se consideraria “material” para a empresa, as circunstâncias que cercam o roubo o tornam material. O fato de que o principal profissional financeiro da empresa está roubando de repente torna o pequeno valor em dólares muito importante e, portanto, material.
Auditores Inexperientes
O modelo de negócios atual para firmas de auditoria (e o que está em vigor há décadas) depende de auditores relativamente inexperientes para fazer a maior parte do trabalho de campo. Embora isso possa fazer sentido econômico em termos de controle dos custos das auditorias, é uma prática terrível do ponto de vista do controle de qualidade.
Auditores jovens geralmente não sabem que perguntas fazer e geralmente relutam em fazer perguntas difíceis ou desafiar as afirmações da gerência. Eles são facilmente manipulados, influenciados e enganados por causa de sua inexperiência. Eles geralmente não têm uma compreensão real dos negócios e das demonstrações financeiras, pois essas são coisas que levam tempo para aprender no mundo real.
A maioria dos auditores não tem um entendimento profundo de esquemas de fraude e como eles são realizados. Se solicitados a explicar um esquema de fraude comum como round-tripping [2] ou channel-stuffing [3], a maioria dos auditores inexperientes ficará sem palavras. Simplificando, eles não são adeptos a reconhecer transações suspeitas e documentação fraudulenta.
Aqueles que têm o conhecimento para identificar problemas e fazer perguntas difíceis passam muito pouco tempo no campo. Eles são mais bem equipados para zerar a fraude, mas fornecem pouca supervisão prática aos auditores inexperientes.
Ambiente de Negócios Dinâmico
Já se foram os dias em que os negócios de uma empresa mudavam pouco de ano para ano. Fusões e aquisições, desenvolvimento de novos produtos e serviços e planejamento estratégico constante significam que os negócios estão mudando mais rápido do que nunca. Comparar as finanças de uma empresa de ano para ano se torna quase impossível por causa de todas as mudanças.
No entanto, a auditoria não mudou muito ao longo dos anos. Os negócios são mais difíceis de auditar e os riscos de fraude estão mudando, mas o processo de auditoria tem sido lento para se atualizar. A abordagem correta de auditoria de 20 anos atrás não é mais a abordagem correta hoje, mas muitas facetas das auditorias são em grande parte as mesmas.
Os perpetradores de fraude sabem que os auditores não conseguem acompanhar todas as mudanças em seus negócios e podem facilmente explorar isso. Os auditores estão à mercê da gerência e descobrem as coisas somente se fizerem as perguntas certas que gerem respostas verdadeiras. É fácil ver como os auditores podem ser enganados por causa de sua falta de conhecimento.
Acompanhamento Inadequado
O que acontece quando os auditores encontram uma “exceção” em seus testes de auditoria? Quando a exceção é considerada séria o suficiente para ação? O trabalho de auditoria após a descoberta de uma exceção pode às vezes ser inadequado. É difícil dizer exatamente quanto teste adicional deve ser feito depois que um problema é encontrado nos registros contábeis.
Uma das instâncias mais básicas de acompanhamento inadequado ocorre quando o cliente de auditoria não consegue produzir documentação para dar suporte a uma transação. Quem pode dizer que a documentação ausente é simplesmente um erro, em vez de algo mais sinistro? Os auditores geralmente são rápidos em selecionar transações alternativas para teste quando a documentação não pode ser localizada, mas isso cria uma oportunidade para um perpetrador de fraude.
Gerentes e executivos envolvidos em fraudes são frequentemente adeptos ao uso de engenharia social para manipular os auditores. Eles podem parecer cooperativos e até mesmo concordar com ajustes que os auditores podem sugerir, particularmente se essa cooperação mantém o foco fora de outras áreas das demonstrações financeiras que contêm evidências de fraude.
Agulha no Palheiro
Quando se trata de fraude, a gerência tem uma vantagem significativa sobre os auditores. A gerência sabe exatamente onde a fraude está escondida, enquanto os auditores ficam procurando por uma “agulha no palheiro”. Os auditores não têm ideia se a fraude ocorreu, que tipo de fraude pode ter sido perpetrada ou onde ela está escondida nas demonstrações financeiras.
As probabilidades estão pesadamente em favor da pessoa que comete a fraude. Já é ruim o suficiente que os auditores não saibam o que devem procurar, mas as coisas pioram ainda mais se o perpetrador levar em conta as limitações de auditoria acima.
Por exemplo, é bem fácil esconder fraude em uma conta com um alto volume de pequenas transações. O que acontece se o auditor tiver a sorte de descobrir uma dessas transações fraudulentas? Quem pode dizer que pode ser um erro honesto? O auditor pode se convencer a não investigar mais.
Uso de Estimativas
Partes críticas das demonstrações financeiras de uma empresa são frequentemente baseadas no julgamento da gerência, que tem que usar seu conhecimento do negócio para fazer estimativas. Infelizmente, o julgamento e as estimativas da gerência são difíceis de auditar. Por exemplo, a empresa pode precisar fazer estimativas relacionadas aos custos de prestação de serviço a clientes que compraram itens sob garantia. Será difícil para o auditor avaliar essas estimativas, pois eles geralmente não têm conhecimento profundo do negócio e das questões de garantia.
Os auditores estão à mercê da gerência, os detentores de todas as informações. A gerência pode estar ciente de mudanças de negócios que invalidam métodos históricos de estimativa de certos itens, mas a menos que ela informe os auditores sobre essas mudanças, os auditores muito provavelmente não estarão cientes delas.
Considerações finais
Tornando as Auditorias Mais Eficazes
Os usuários de demonstrações financeiras precisam entender as limitações inerentes ao processo de auditoria. As auditorias nunca foram projetadas para detectar fraudes e, a menos que haja uma mudança massiva no negócio de auditoria, elas nunca detectarão fraudes em uma taxa significativa.
Ajudar os auditores a entender melhor o negócio que estão auditando é essencial para realizar auditorias mais eficazes. Auditores mais jovens precisam de melhor treinamento e supervisão, e o trabalho em sala de aula não pode substituir a experiência real no campo.
As auditorias devem usar técnicas básicas como o elemento surpresa. Os auditores devem variar seus procedimentos e escopos de ano para ano, e procedimentos surpresa devem ser conduzidos ao longo do ano, bem como durante a auditoria. Mais tempo precisa ser gasto na avaliação de como a fraude pode ser cometida na empresa.
Aqueles que sabem mais sobre negócios e demonstrações financeiras precisam estar mais envolvidos no campo para ajudar os auditores a aprender mais. Auditores inexperientes precisam do suporte dos auditores mais experientes para que possam fazer perguntas difíceis com confiança e desafiar métodos ou transações suspeitas.
As auditorias podem ser mais eficazes quando se trata de encontrar fraudes, mas haverá um custo para isso. O modelo financeiro atual para empresas de auditoria não será capaz de suportar as sugestões acima. Haverá necessidade de mudanças no atacado no negócio de auditoria se algum dia esperarmos que as auditorias encontrem mais fraudes.
COENEN, Tracy. Why Auditors Do Not Find Fraud. Publicado em 05 nov. 2024 no blog Fraud Files Forensic Accounting. Disponível em: <https://www.sequenceinc.com/fraudfiles/2024/11/why-auditors-do-not-find-fraud/> Acesso em: 13 nov. 2024. [Tradução automática do original em inglês via Google Tradutor, com pequena revisão].
[2] Round-tripping também conhecido como “circular trading” ou “troca circular”, é uma prática contábil ou de negócios em que duas ou mais empresas realizam transações aparentemente legítimas entre si, mas sem qualquer benefício econômico real. O objetivo principal é inflar artificialmente os números financeiros, como receitas, lucros ou volumes de negócios, para enganar investidores, reguladores ou outras partes interessadas. [Significado do termo gerado por Inteligência Artificial, Chat GPT 4.o]
[3] Channel-stuffing é uma prática controversa no mundo dos negócios e das finanças, em que uma empresa envia produtos em excesso para seus distribuidores ou varejistas, geralmente no final de um período contábil, com o objetivo de inflar artificialmente as vendas e melhorar seus números financeiros. [Significado do termo gerado por Inteligência Artificial, Chat GPT 4.o]
