Validação da regularidade do profissional de contabilidade na transmissão da ECD

Por Alexandre Alcantara

As escriturações contábeis digitais (ECD) relativas ao exercício de 2021, transmitidas a partir de 2022, passaram a contar com um mecanismo destinado à conferência da regularidade profissional do contador responsável pela sua assinatura perante o Conselho Federal de Contabilidade (CFC). A medida foi viabilizada com a integração entre o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e as bases cadastrais do CFC, materializada por meio do Sistema de Verificação da Assinatura Digital (SVAD), desenvolvido em cooperação entre ambas as instituições.

A funcionalidade teve como objetivo ampliar a confiabilidade das informações transmitidas, assegurando que os profissionais signatários mantivessem situação regular perante o CFC.

No primeiro ano de vigência, a identificação de eventual inaptidão do profissional perante o CFC não impedia a transmissão da escrituração. O ambiente de recepção da ECD emitia apenas uma mensagem de advertência ao contribuinte, sinalizando a existência de inconsistência relacionada à habilitação do contador responsável.

A opção por uma implementação gradual é coerente com o princípio da eficiência administrativa e com a prática histórica da Receita Federal em mudanças estruturais do SPED. A advertência inicial cumpre função de transição regulatória, evitando impactos abruptos e permitindo saneamento das pendências cadastrais, permitindo a adaptação dos contribuintes, dos escritórios de contabilidade e dos desenvolvedores de sistemas às novas exigências de validação estabelecidas.

A partir de 2023, entretanto, adotou‑se um novo padrão de tratamento da irregularidade, fazendo com que a inaptidão do signatário deixasse de constituir mera advertência para assumir a condição de erro impeditivo à transmissão da ECD.

Desde então, constatada a inexistência de situação regular do contador perante o CFC, o sistema passou a rejeitar a escrituração, impedindo sua recepção até a regularização da pendência.

Base normativa

A nova regra foi estabelecida pela  Nota Técnica ECD – Escrituração Contábil Digital nº 001, de 12 de janeiro de 2022, expedida pela Receita Federal do Brasil, trazendo os critérios relacionados à verificação da aptidão dos profissionais da contabilidade constantes como signatários da escrituração.

A Nota Técnica em seu preâmbulo destacava o art. 1º da Resolução CFC nº 1.494, de 20 de novembro de 2015, que estabelece que somente podem exercer a profissão contábil os profissionais regularmente registrados nos Conselhos Regionais de Contabilidade (CRCs), não representando, portanto, uma nova obrigação, mas a automatização da validação do cumprimento de uma exigência já existente na regulamentação da profissional contábil.

Registros sujeitos à validação

De acordo com a Nota Técnica e Manual da ECD, a validação é efetuada para os signatários indicados nos seguintes registros:

Registro J930 – Signatários da Escrituração, quando informado em seu Campo 4 os códigos

• • 900 – Contador/Contabilista; e
  • 940 – Auditor Independente, quando aplicável.

Registro J932: Signatários do Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD), quando informado em seu Campo 4 os códigos

• • 910 – Contador/Contabilista Responsável Pelo Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD; e
  • 920 – Auditor Independente Responsável pelo Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD

A vinculação dos códigos aos registros J930 e J932 demonstra que a validação implementada pela RFB não é genérica, pois incide exclusivamente sobre os profissionais contábeis cuja assinatura produz efeitos jurídicos sobre a escrituração. Esta delimitação de códigos evita interpretações ampliativas e assegura precisão técnica na aplicação da regra.

Considerações finais

A exigência desta validação evidencia a crescente utilização de mecanismos automatizados de cruzamento de dados pela Receita Federal do Brasil.

Mais do que reforçar a integridade técnica dos registros contábeis, a medida consolida a premissa de que a validade formal da escrituração digital depende da legitimidade e habilitação dos profissionais responsáveis por sua elaboração e assinatura.

Ao impedir a transmissão da ECD assinada por profissional inapto, o sistema protege não apenas a administração tributária, mas também as próprias empresas, evitando que livros contábeis sejam considerados inválidos por vício formal.

Referências

BRASIL. Receita Federal do Brasil. Relatório Anual da Fiscalização. Resultados 2021. Planejamento 2022. Brasília: RFB, 2022. Disponível em: <http://www.gov.br/receitafederal/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/relatorios/fiscalizacao/relatorio-anual-fiscalizacao-2021-2022.pdf> Acesso em: 10 jun. 2023.

______. Relatório Anual da Fiscalização. Resultados 2022. Planejamento 2023. Brasília: RFB, 2023. Disponível em: <http://www.gov.br/receitafederal/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/relatorios/fiscalizacao/relatorio-anual-de-fiscalizacao-2022-2023.pdf > Acesso em: Acesso em: 10 jun. 2023.

______. Nota Técnica ECD – Escrituração Contábil Digital nº 001, de 12 de janeiro de 2022. Disponível em: <https://alcantara.pro.br/portal/2022/01/13/nota-tecnica-ecd/> Acesso em: 14 jul. 2026.

______. Manual de Orientação do Leiaute 9 da ECD. Anexo ao Ato Declaratório Executivo Cofis nº 01/2026. Janeiro 2026. Disponível

em: <https://www.gov.br/sped/pt-br/assuntos/escrituracoes-digitais/ecd/manuais-e-documentos-tecnicos/manual_de_orientacao_da_ecd_leiaute_9_janeiro_2026.pdf> Acesso em: 14 jul. 2026.