Contabilidade digital, a mudança de um paradigma

Este artigo mostra de forma objetiva alguns pontos importantes que ainda não foram notados no processo de mudança.

Ainda são poucos aqueles que tiveram a exata ciência das mudanças que o Fisco elaborou com o Projeto SPED e os sub-projetos como ECD, EFD, ECF, NF-e, CT-e, etc…
O formato que conhecemos da contabilidade atualmente mudou, e mudou para melhor. O Papel, responsável pela falta do espaço e aparente desorganização nas mesas de administradores, advogados e principalmente contadores está com seus dias contados. Em todos os setores podemos observar a evolução da tecnologia, eliminando todo e qualquer rastro do papel, e com o setor contábil não poderia ser diferente. Com a implantação do projeto SPED as Notas são eletrônicas, os Livros Diários, Balancetes e Balanços são digitais, as autenticações de livros são virtuais e por aí vai…

É fato de que, a forma de se contabilizar toda esta informação não poderia permanecer a mesma, já que toda informação é gerada magneticamente (em forma de arquivos) também deve ser contabilizada de forma magnética. Mesmo assim escritórios e equipes contábeis ainda promovem um grande esforço para digitar nota a nota, cupom a cupom, item a item de um cliente varejista que vende algo em torno de 3.000 itens por mês. Não percebe que o tal arquivo MFD exigido pelo estado pode ser importado para o módulo fiscal de vários sistemas de contabilidade. Isso vale para Notas Fiscais Eletrônicas de Entrada, Saída, Serviços, Conhecimento de Transporte, e muitos outros tipos de arquivos… As empresas de software contábil estão antenadas a estas mudanças, pois é através de módulos de importação que será possível reaproveitar toda esta informação.

Equívocos existem pela falta da nova visão e devem ser corrigidos o mais breve possível. Por exemplo: a contabilização de um DANFE. Como o próprio nome diz, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica não passa de um papel para ser visto por barreiras policiais e permitir o trânsito de uma determinada mercadoria. O cliente acostumado com o famigerado papel, ator principal da cena de compra e venda, é enviado ao contador, que por sua vez contabiliza aquele DANFE sem saber que pode estar sendo co-responsável em enganar o fisco, pois uma simples folha de papel A4 não tem segurança de autenticidade nenhuma a não ser o código de 44 dígitos que deve ser consultado no site da RFB, mas quem em sã consciência validará 2.000 DANFE´s de um único cliente, checando lá todos os seus dados ?

Talvez você não saiba mas existe uma cadeia de letras e números incompreensíveis a nossa visão em cada arquivo XML. Eles são responsáveis pela autenticidade do arquivo. Se você mudar uma virgula do endereço do remente já é o suficiente para invalidar o arquivo e determinar que as informações ali contidas não sejam confiáveis. Então pra quê checar DANFE a DANFE se ao importar o arquivo esta autenticidade já é verificada ? Em uma fiscalização o fiscal solicitará ao contribuinte os últimos 5 anos dos arquivos e não dos DANFE´s. Por isso a guarda eficiente destes preciosos arquivos pouparão uma enorme dor de cabeça no futuro. Também tem passado desapercebido a importância de solicitar ao fornecedor o arquivo XML. O fiscal com certeza vai pedir as notas de entrada para confrontar com o inventário. Nem pense em entregar a ele aquela caixa box cheia de DANFE´s, depois de ler este artigo, imagine só o que ele vai fazer.

Veja abaixo algumas questões sobre o assunto:

Todos os arquivos de Notas Fiscais, tanto de entrada como de saída devem ser armazenados.
” Ajuste SINEF No. 8 de 09/07/2010 – Cláusula décima: O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.”;

A empresa quando fornecedora de mercadorias tem a obrigação legal de enviar por e-mail ou disponibilizar tais arquivos assim que a NF-e é autorizada pela RFB.
“” Ajuste SINEF No. 8 de 09/07/2010 – Cláusula sétima: O emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao destinatário e ao transportador contratado, imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e.”;

Texto retirado do site da Receita Federal do Brasil

Perguntas Frequentes NF-e

III – 40. Como os contabilistas terão acesso às NF-e de seus clientes?
Com relação às NF-e emitidas/recebidas, os contabilistas poderão requisitá-las junto a seus clientes e visualizá-las por meio do visualizador desenvolvido pela Receita Federal e disponível para download no Ambiente Nacional da NF-e . Algumas SEFAZ já disponibilizaram consulta através da área de acesso restrito aos seus contribuintes e respectivos contabilistas.

III – 41. Como os contabilistas poderão escriturar uma NF-e recebida por uma empresa?
Os procedimentos e obrigatoriedade de escrituração fiscal não foram alterados com a NF-e.
A NF-e permite, no entanto, uma potencial simplificação do procedimento, ou seja, dependendo do nível de adaptação que seja feita nos sistemas internos de escrituração, esta poderá ser automatizada em maior ou menor escala por meio, por exemplo, de recuperação automática de informações do arquivo de uma NF-e.

V – 8. Há obrigatoriedade da guarda do DANFE (emitente e destinatário)?
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e o destinatário deverão armazenar apenas o arquivo digital. No caso da empresa destinatária das mercadorias seja emitente de NF-e, ela não precisará, portanto, guardar o DANFE (pois está obrigada a receber a NF-e), devendo guardar apenas o arquivo digital recebido. Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, o destinatário poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.