Prazos para entrega e substituição da Escrituração Contábil Digital

Por Alexandre Alcantara

O prazo e as condições para entrega e substituição de uma ECD estão assim definidos:

1. Prazos para entrega da ECD em 2025

Em 2025, o prazo para entrega da Escrituração Contábil Digital segue a Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021, que estabelece:

• Situação normal: até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração.

• Situação especial (extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação):

  • Ocorrida entre janeiro e abril: até o último dia útil de maio do mesmo ano.

  • Ocorrida entre maio e dezembro: até o último dia útil do mês subsequente ao evento.

Ou seja, para o ano-calendário 2024, a entrega em situação normal deverá ocorrer até 30 de maio de 2025 (sexta-feira, último dia útil de maio).

2. Prazo para substituição

• A ECD pode ser substituída até o prazo de entrega da ECD do ano-calendário subsequente ao que se refere a escrituração substituída.

• Se a substituição for relativa a uma situação especial (cisão, fusão, incorporação ou extinção), o prazo será até o prazo de entrega aplicável à escrituração da situação especial seguinte.

3. Condições para substituição

Segundo o item 15 do CTG 2001 (R3) e o CTSC 03:

• A substituição só é permitida depois de autenticada pelo SPED e somente quando houver erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo (ITG 2000, itens 31 a 36).

• Exemplos comuns:

  • Erros no formato eletrônico das informações (sem alteração dos saldos publicados), como cadastro incorreto do plano de contas.

  • Problemas na interface de exportação para o PVA (ex.: troca de vírgula por ponto causando multiplicações indevidas).

  • Abertura de subcontas exigida por lei, desde que não altere o saldo total da conta.

4. Exigências formais

• É obrigatório elaborar um Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD, assinado por contador responsável e, quando aplicável, por auditor independente (registros J801 e J932 da ECD).

• O termo deve descrever detalhadamente o erro identificado e justificar tecnicamente a impossibilidade de correção via lançamento extemporâneo.

• A assinatura digital deve seguir as regras do CFC e ICP-Brasil.

Referências

• IN RFB nº 2.003/2021 – Dispõe sobre a Escrituração Contábil  Digital – Vide art. 6º e art. 8º
• CTG 2001 (R3) – Sobre as  formalidades da escrituração contábil em forma digital para atender ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Vide itens 15 a 21
• NBC CTSC 03, – Relatório sobre a Aplicação de Procedimentos Previamente Acordados referentes ao Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD – vide itens 2 e 11 a 14
• ITG 2000 – Sobre a  Escrituração Contábil – Vide itens 31 a 36 (retificação de lançamentos extemporâneos)