Os erros contábeis mais comuns e como eles acontecem

Por Accounting Web

Mesmo o menor erro contábil pode levar a grandes discrepâncias financeiras para seus clientes e significar danos à reputação para você e sua empresa.

No entanto, muitos contabilistas ainda sofrem repetidamente com o mesmo conjunto de erros no seu trabalho, o que significa que colocam repetidamente os seus clientes em risco.

Como veremos, este não tem de ser o caso e muitas empresas estão a tomar posição contra estes desafios através da integração da tecnologia correta.

Lembre-se de que esses erros podem ser corrigidos com o uso correto da tecnologia e com a rejeição das formas antigas, desatualizadas e tradicionais de informação e coleta de dados.

• Erro de contabilização na origem:  27% dos erros contábeis são cometidos devido à contabilização incorreta de dados . Isso ocorre quando um valor incorreto é inserido no sistema contábil. Pode ser tão pequeno quanto perder um zero num balanço, mas ainda pode ter efeitos drásticos no resultado geral do cálculo. Tal erro pode prejudicar demonstrações financeiras inteiras, levando a decisões mal informadas.
• Erro de duplicação de lançamentos:  Erros de duplicação acontecem quando uma transação é registrada mais de uma vez. Isso pode inflacionar receitas ou despesas, afetando a saúde financeira de uma empresa e também significando que os cálculos financeiros nos relatórios finais estão completamente incorretos.
• Erro decorrente de omissão:  Quando as transações não são registadas, conduz a registos financeiros incompletos, resultando potencialmente em receitas ou despesas subnotificadas. Isto é particularmente problemático nos casos em que o HM Revenue & Customs (HMRC – Receita Federal do Reino Unido) reconhece o erro e assume que se trata de uma omissão deliberada e não acidental.

Quando são utilizados métodos tradicionais para enfrentar estes desafios, existe um risco significativo de novos erros.

Isso ocorre porque a contribuição humana, por natureza, é particularmente propensa a erros.

Em essência, é isso que estamos defendendo aqui – substituir a contribuição humana por uma solução digital para reduzir o risco de erros.

A solução digital da tecnologia de recolha de informação é um método muito mais eficiente e confiável para resolver estes problemas.

Um  software contábil de coleta de informações digitais oferece:

• Centralização de dados:  Ao centralizar o armazenamento de dados, estas tecnologias reduzem o risco de omissões e duplicações. Uma plataforma única e unificada para todas as transações financeiras garante consistência e integridade dos dados.
• Entrada e validação automatizada de dados:  Os recursos de automação minimizam erros humanos na entrada de dados. O software pode validar automaticamente os números de acordo com critérios predefinidos, reduzindo a probabilidade de erros de entrada originais.
• Relatórios e análises em tempo real:  as soluções digitais oferecem relatórios em tempo real, ajudando os contadores a detectar anomalias imediatamente. Esta detecção atempada é crucial para evitar a acumulação e agravamento de erros.
• Trilhas de auditoria aprimoradas:  com trilhas de auditoria abrangentes, todas as entradas e alterações são rastreadas. Esta visibilidade é inestimável para identificar e corrigir erros de reversão de entradas e garantir a responsabilização.
• Integração com padrões contábeis:  Softwares modernos muitas vezes vêm integrados com padrões contábeis atualizados, orientando a correta categorização e tratamento das transações, mitigando assim erros de princípio.
• Controles de acesso do usuário:  Ao controlar quem pode inserir e editar dados, o risco de erros de comissão é significativamente reduzido. O acesso baseado em função garante que apenas pessoal qualificado lide com tarefas contábeis específicas.
• Detecção de erros e identificação de erros de compensação:  análises avançadas podem identificar padrões indicativos de erros de compensação. Ao destacar essas anomalias, o software ajuda a descobrir erros ocultos.

Publicado originalmente no Portal AccountingWeb sob o título “The Most Common Accounting Errors and How They Happen“ (Traduzido pelo Google Translator, e com breves correções e adaptações)