Investigando grandes conjuntos de dados

Por Tracy Coenen |04.09.2023 [1]

Investigações financeiras complexas envolvem grandes conjuntos de dados, inúmeras contas, vários participantes e movimentos de dinheiro extremamente rápidos. Ser capaz de documentar com precisão estes movimentos de dinheiro é a chave para a parte financeira de um caso, quer envolva peculato, suborno, má conduta no cargo, lavagem de dinheiro ou divórcio.

Os contadores peritos forenses podem rapidamente ficar sobrecarregados pelo grande volume de dados que precisam ser analisados. Mesmo com todas as modernas ferramentas tecnológicas disponíveis, muitas das tarefas nas investigações financeiras ainda são realizadas manualmente. Por que? O formato das demonstrações e relatórios contábeis varia tanto que não existe uma solução única que possa ajudar a capturar esses dados. Portanto, os investigadores de fraude ainda recorrem às vezes à entrada manual de dados.

Mas se você encontrar uma maneira de sistematizar seu trabalho usando software especializado, terá uma vantagem distinta em trabalhos de contabilidade forense. O software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é usado para retirar os dados de extratos bancários, demonstrações financeiras, faturas ou praticamente qualquer documento financeiro que você possa imaginar.

Pode ser complicado porque existem muitos formatos diferentes de declarações. Como o software saberá em qual número prestar atenção e onde colocá-lo no banco de dados?

Supondo que você tenha uma solução de software sofisticada o suficiente para fazer isso, a próxima etapa é analisar os dados. Algumas das análises precisam ser feitas manualmente porque é necessária a atenção de um investigador. (Muitas vezes há mais na história do que apenas os números na página, e um algoritmo não consegue explicar alguns dos fatores.) Outras partes da análise devem ser feitas por software que possa analisar rapidamente muitos dados e encontrar anomalias, padrões ou pontos de interesse específicos.

Desenvolvi um sistema que reúne essas peças e me permite (como profissional solo) lidar com casos maiores do que você normalmente esperaria. A vantagem para o advogado em fazer sozinho um caso aparentemente “muito grande” está no controle que isso traz. O cliente sabe exatamente quem está tratando os dados, as qualificações e experiência dessa pessoa e a responsabilidade que isso implica. Não há risco de um funcionário inexperiente estragar a análise, perder um dado importante ou atrasar a investigação.

Como isso funciona na prática? Um dos obstáculos frequentes nas investigações de fraude é o tempo para concluir um projeto. Os casos muitas vezes têm prazos acelerados, que podem ser difíceis de cumprir se forem utilizados apenas métodos de investigação tradicionais. Uma boa regra para entrada manual de dados é 100 transações por hora, inseridas em um banco de dados e reconciliadas. Para um caso envolvendo apenas 10.000 transações, são 100 horas de entrada de dados. Um funcionário trabalhará mais de 2 semanas para concluir isso.

Não tem problema, você diz! Divida os dados e peça a vários funcionários para fazerem a entrada! Você cria outros problemas ao fazer isso. Existe um risco maior de transações duplicadas ou transações perdidas. As reconciliações tornam-se mais complicadas. Pode não haver consistência na forma como os dados são inseridos. As chamadas de julgamento serão tratadas de maneiras diferentes por cada pessoa.

Outra opção que pode parecer viável é analisar apenas uma amostra das transações de um caso. Lá você corre o risco de perder uma transação importante. Limites arbitrários são frequentemente aplicados à amostra, com todas as transações acima de um determinado valor em dólares analisadas. E se a chave para desvendar uma fraude estiver em uma transação de pequena quantia em dólares?

Veja como consegui aplicar o que estou falando aqui em alguns casos em que trabalhei.

• Uma pequena empresa com vendas robustas estava sempre sem dinheiro. Uma olhada nos registros contábeis e bancários não revelou problemas. O dinheiro chegava dos clientes, todos os fornecedores pagos eram reconhecidos como legítimos e não era evidente nenhum vazamento de dinheiro. Uma análise estatística dos dados revelou uma anomalia. Um valor específico em dólares apareceu a uma taxa anormalmente elevada durante um período de vários anos. Este número não parecia incomum durante a primeira análise dos registros, mas as ferramentas de análise de dados detectaram uma irregularidade. Essas transações faziam parte de um esquema maior para fraudar o proprietário de uma empresa.
• Um casal rico em divórcio precisava controlar seus gastos nos últimos cinco anos de casamento sob os termos de um acordo pré-marital. Mais de 20 caixas bancárias de extratos de bancos, corretoras e cartões de crédito precisaram ser analisadas. A análise exigiu que eu rastreasse e categorizasse cada transação para determinar o estilo de vida conjugal e calcular o apoio conjugal. Consegui captar os dados financeiros em tempo recorde, permitindo uma análise precisa e rápida do estilo de vida conjugal. Isso deu à advogada do divórcio uma vantagem nas negociações, pois ela conhecia os números com bastante antecedência da outra parte. Além disso, o perito do advogado adversário baseou-se na introdução manual de dados por pessoal menos experiente, o que levou a erros na documentação e categorização das despesas. Os resultados do outro lado não eram credíveis.
• O proprietário de uma empresa estava sendo acusado de lavagem de dinheiro para uma rede local de tráfico de drogas e todos os movimentos de dinheiro precisavam ser examinados. Foram analisadas todas as transações bancárias pessoais e empresariais durante um período de dois anos. A análise provou que os depósitos estavam correlacionados com as receitas conhecidas da empresa e que as despesas de fundos eram para despesas comerciais e pessoais legítimas. As acusações contra o proprietário da empresa foram finalmente retiradas.
• Uma empresa Fortune 500 isentava-se de responsabilidade pelas dívidas de uma empresa menor que adquiriu. O advogado de um credor tentou “perfurar o véu corporativo” e mostrar que as duas empresas realmente operavam como uma só. Um “despejo de dados” que produziu apenas registros impressos incluiu quase 40 mil transações que precisaram ser analisadas em menos de 30 dias devido aos prazos dos litígios. Consegui capturar todos os dados e provar rapidamente que os fundos estavam misturados e que a empresa pública estava de fato agindo como se fosse a menor empresa adquirida.

Em todos estes casos, o volume dos dados foi um fator limitante. As técnicas investigativas tradicionais não teriam sido suficientes para analisar adequadamente os dados. Além disso, o tempo para investigar utilizando procedimentos manuais não teria permitido que o advogado cumprisse os prazos ou tivesse respostas antecipadas para ajudar a desenvolver a estratégia de litígio. Existe uma maneira melhor de concluir investigações financeiras complexas e envolve um contador forense que usa a tecnologia em benefício do cliente.

[1] TEXTO ORIGINAL EM INGLÊS

COENEN, Tracy. Investigating Large Data Sets. Publicado em 04 set. 2023 no blog Fraud Files Forensic Accounting. Disponível em: <https://www.sequenceinc.com/fraudfiles/2023/08/analytical-review-of-financial-statements/> Acesso em: 22 set. 2023.

[Tradução automática do original em inglês via Google Tradutor, com pequena revisão].

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