SPED: Nota Fiscal Eletrônica: Dicas

Até o final deste ano, a emissão da NF-e será uma realizada para todas as empresas que recolhem ICMS dedicadas à atividade industrial, comércio atacadista ou distribuição de produtos e fornecedores da administração pública, independentemente de seu porte e faturamento.

De acordo com Marcello Palarmatchuck, sócio-diretor da BDO, empresa de auditoria e advisory service, embora a informatização do processo de envio de dados ao Fisco seja uma tendência, a adequação a esse novo cenário exige uma série de adaptações.

Por isso, o executivo recomenda a busca por soluções de fácil implementação e evidamente alinhadas às atualizações de inteligência fiscal eletrônica. É fundamental que os fornecedores sejam bem conceituados, uma vez que erros podem resultar em multas ou problemas futuros,alerta.

Segundo ele, a adoção da NF-e contempla basicamente cinco fases. Na primeira, ocorre a definição da solução. Empresas que emitem um volume pequeno de notas fiscais podem utilizar um software emissor gratuito, que está disponível nas Secretarias de Fazenda estaduais. Neste caso, basta digitar diretamente no site os dados das notas fiscais. O processo é simples e rápido.

Já as médias e grandes empresas podem utilizar soluções disponíveis no mercado, preparadas para integração com o Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE) e para emissão de grandes volumes de NF-e.

A implantação da NF-e requer, também, o mapeamento das operações fiscais. Nesse estágio, a área fiscal da empresa deve listar, em planilhas, todas as operações fiscais e suas respectivas tributações, para que sejam validadas na fase de homologação.

Outra exigência, ressalta Marcello, é o saneamento de cadastro, que garante estabilidade no processo de emissão eletrônica, e a aquisição do certificado digital, em que todos os arquivos referentes ao processo de NF-e devem ser assinados digitalmente para o processamento na Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Entretanto, para que tudo dê certo, o emissor de NF-e deve possuir um certificado digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP-Brasil. O fornecedor de certificado digital deve ser consultado sobre a compatibilidade do certificado digital A1 ou A3 com o aplicativo e com o sistema operacional do equipamento, explica o executivo da BDO.

O último estágio consiste no credenciamento para emissão em ambiente de homologação da Sefaz no Estado de origem.

O executivo lembra que, antes de se iniciar o processo de emissão de nota fiscal eletrônica, a empresa deve solicitar à respectiva Sefaz o credenciamento para emissão de NF-e em ambiente de teste. Todas as pessoas jurídicas emissoras de NF-e devem ser credenciados na Sefaz de origem, reforça.

A NF-e proporciona como transparência no relacionamento com o Fisco e redução dos custos com impressão de formulários em papel. A sua emissão torna desnecessária a autorização para a impressão de documentos fiscais (AIDF), reduz o tempo de parada de caminhões em postos fiscais e fronteira e ajuda a padronizar o processo de nota fiscal em todos os Estados.

Fonte: TIInside

Qualidade dos dados é chave para adequação ao SPED

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e a Nota Fiscal Eletrônica vêm, cada vez mais, fazendo parte do dia-a-dia dos empresários e responsáveis pelas áreas financeiras das empresas brasileiras. A maioria das empresas busca atender os seus requisitos, se preocupando principalmente com o formato do arquivo com os dados exigidos pelo Fisco e as datas limites para envio dos mesmos. E é aí que mora o problema: pouca atenção é destinada à qualidade dos dados, ou seja, o conteúdo destes arquivos.

O SPED não é conhecido como Big Brother Fiscal à toa. O Fisco vem fazendo uso de um banco de dados com tudo que as empresas compram, vendem e arrecadam de impostos, e fazendo o acompanhamento online de todas as transações das empresas, com prescrição de cinco anos. Estas exigências geram um expressivo aumento do risco fiscal e operacional para as empresas, já que o Fisco considera as responsabilidades solidárias nas relações comerciais irregulares.

Imagine tudo isso em um cenário tributário caótico como é o brasileiro, onde ocorrem três mudanças tributárias a cada duas horas e 61% das empresas comercializaram com clientes e fornecedores inabilitados pelo Fisco. Através de pesquisas da Aberdeen Group e Gartner com mais de 400 empresas de diferentes segmentos, foi constatado que 98% têm problemas com qualidade de dados.

Com isso, manter um banco de informações correto e atualizado (o que sempre foi um ponto fraco na maioria das empresas, pequenas ou não) se torna uma obrigação, já que a incompatibilidade de dados pode impedir que até mesmo operações simples, como a emissão de uma nota fiscal ou uma transferência bancária online, sejam rejeitadas.

O ponto nevrálgico para uma adequação sem traumas ao SPED é a base de dados. É preciso passar um pente fino nas informações cadastrais dos materiais e respectivas classificações fiscais, bem como nos dados cadastrais de clientes e fornecedores da empresa. Isso significa que a empresa deve chegar ao detalhe, conferindo endereço, CNPJ, IE (Inscrição Estadual) e razão social de cada fornecedor, além das situações dos mesmos junto à Secretaria da Receita Federal e ao Sintegra.

Hoje, a Tecnologia da Informação tem um papel muito importante nesse processo de saneamento. Já existem soluções disponíveis que, além de promoverem uma limpeza geral, eliminando possíveis itens duplicados, trazem consigo os Padrões de Descrição de Materiais (PDM), com a utilização de uma linguagem comum e consagrada de mercado, permite a elaboração de descrições completas, padronizadas e inequívocas para os itens do cadastro.

A mesma pesquisa do Gartner afirma que 95% das empresas consultadas reconhecem o valor das ferramentas de saneamento e que boa parte delas pretende investir nesse tipo de serviço em um futuro próximo. Um sinal de que elas já compreenderam que o SPED pode não ser esse bicho de sete cabeças quando existe qualidade nos cadastros de fornecedores e materiais.

por Paulo Roberto Zampieri Nunes é diretor de Serviços da Astrein

Fonte:TIInside

Os desafios para emissão da NF-e nos períodos de contingência

Empresas relacionadas em mais de 196 atividades econômicas já começam a fazer a contagem regressiva para a emissão da NF-e. A partir do dia 1º de abril, elas engrossarão a lista dos contribuintes que já aderiam à nova regra, conforme cronograma do Fisco e, por isso, precisam estar atentas a alguns desafios que terão pela frente.

Um deles é a busca por alternativas para cumprir as obrigações tributárias durante os chamados períodos de contingência, quando problemas técnicos ou de manutenção do sistema impedem a transmissão da NF-e, cita Maicon Klug, sócio da G2KA, de Blumenau (SC).

O sistema oferecido gratuitamente pela Secretaria de Fazenda (Sefaz) já tem planos alternativos, mas com pouca agilidade. Por isso, empresas desenvolvedoras de softwares oferecem soluções diversas muito mais robustas e eficazes, destaca.

O executivo faz referência ao Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN), à Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC) e ao Formulário de Segurança.

Especializada em soluções para NF-e e Conhecimento de Transporte Eletrônica (CT-e), a G2KA oferece aos contribuintes a solução G2KA NF-e integrada com controle de contingência, o que permite a emissão do documento fiscal sem interrupções. É o sistema que se encarrega de tomar as medidas alternativas, de forma segura e eficaz, destaca Maicon.

Segundo ele, a solução pode ser integrada a qualquer plataforma de gestão empresarial (ERP) e apresenta portabilidade entre diferentes sistemas operacionais. Outras funcionalidades são o suporte a vários bancos de dados, impressão remota, backup via software para replicação das informações fiscais eletrônicas.

O modelo de comercialização adotado pela companhia é o de venda de licença ou oferta do software como serviço (SaaS).

Fonte: TIInside