Nota Fiscal Eletrônica: uma bomba que já começou a explodir

Por José Manuel Catarino Barbosa, da MOBION

Faz algum tempo que trabalho com a NF-e e faço várias palestras por todo o Brasil nas quais sempre digo a mesma coisa: “Cuidado, não é só emitir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). A emissão é o início de um enorme processo. Proteja a sua empresa”.

Como funcionava antes da NF-e? Basicamente o processo se resumia a emitir a nota, enviar uma via para o contador, outra com a mercadoria e pronto. Essa cultura é tão forte nas empresas que o mesmo processo tem persistido mesmo com o advento da NF-e.

Este é o início de todos os problemas. A legislação da NF-e é muito ampla, encadeada com outras regras, instruções, atos, protocolos e apenas uma pequena parte dela está sendo cumprida pelas empresas, em geral, de forma precária.

O anseio das empresas por vender e emitir a nota é tão grande que todo o resto fica de lado basicamente por duas razões: a primeira, porque a empresa, contadores e o fornecedor de sistemas de fato se atentaram somente à emissão. Além disso, todos desconhecem ou omitem os detalhes encadeados. Essa última razão é o grande combustível dessa bomba chamada NF-e, que cedo ou tarde vai explodir.

As consequências disto já começaram a aparecer e, claro, de forma não agradável. Já vi empresas que descobriram estar emitindo incorretamente a NF-e há muito tempo, que vinham lesando os seus clientes com erros não intencionais, que vinham descumprindo e ignorando a lei sem saber, que estavam sendo lesadas, vitimadas por emissões fraudulentas ocasionadas em fornecedores que chegavam a cancelar as notas na calada da noite, entre dezenas de outros problemas típicos.

Nos últimos 60 dias fizemos uma pesquisa com cerca de 500 empresas em todo o Brasil. Apenas 5% delas sabiam que no dia 1º de janeiro o modelo de emissão eletrônica mudaria por completo. A metade delas já estava quase preparada e a outra metade ainda não recebeu uma sinalização do fornecedor sobre o que deverá ser feito. Nenhuma empresa estava totalmente pronta, o que nos admira, visto que a norma foi publicada no Diário Oficial da União no inicio desde ano.

Das empresas pesquisadas apenas 1% recebia, conferia e armazenava eletronicamente as notas enviadas por fornecedores, mas nenhuma verificava se a NF-e viria a ser cancelada dias depois. A pesquisa mostrou, ainda, que 53% das empresas só tinham uma forma de emissão do documento eletrônico, 12% possuíam duas formas, 6% contavam com três e 1,5% dispunham das quatro formas previstas na legislação. As demais não souberam informar.

Muitas dessas empresas vinham utilizando sistemas diversos de emissão de NF-e sem qualquer atualização há muito tempo porque o fornecedor desapareceu ou não informou que haveria atualizações necessárias. Houve casos também em que o sistema foi desenvolvido internamente e a equipe responsável desativada. Também percebemos que muitos fornecedores de sistemas sequer sabem da existência da NF-e 2.0, os poucos que sabem já avisaram os seus clientes que não atenderão essa nova demanda legal, por causa da complexidade técnica, deixando então os seus clientes desamparados. Observamos apenas um pequeno grupo de fabricantes de sistemas de NF-e que incluíram em suas atualizações as alterações da NF-e 2.0 ou que fizeram parcerias com outras empresas para manter os seus clientes no ar.

O resultado de tudo isso é que agora se fala em “Bug Fiscal do Milênio”. Em 1º de janeiro as empresas vão parar caso os seus sistemas não sejam atualizados. Aliás, não se trata de uma simples atualização: mais informações devem ser enviadas para a Secretaria da Fazenda, todo o modelo de comunicação foi melhorado, os endereços dos Estados mudarão e muitas outras regras entrarão em vigor.

Para evitar surpresas é preciso buscar garantias com o seu atual fornecedor de sistemas de NF-e:

1- Exija em contrato a garantia de entrega de todas as atualizações legais e técnicas. A NF-e 2.0 é basicamente uma atualização técnica e de implementação não tão rápida.

2- Exija o cumprimento de toda a legislação encadeada da NF-e, não somente a obediência ao Manual de Integração, o que quase 90% dos fabricantes fazem. Isso só atende uma pequena parte da legislação.

3- Se preocupe em enviar eletronicamente o XML para o seu cliente e disponibilizá-lo para download. Nove entre dez empresas não cumprem essa obrigação.

4- Receba eletronicamente as notas dos seus fornecedores, faça a conferência e verifique se ela foi cancelada. Ela ainda deve ser armazenada por no mínimo cinco anos. Praticamente ninguém faz isto.

5- Tenha certeza de estar emitindo eletronicamente caso esteja obrigado. Do contrario você está vendendo sem nota.

6- Verifique se o seu fornecedor é obrigado a emitir a NF-e para evitar comprar sem nota.

7- Existem quatro formas de emitir uma NF-e e todas devem estar disponíveis.

8- Há Estados com regras específicas que não podem ser ignoradas.

9- Negocie com o fornecedor de sistemas um acordo de nível de serviço (SLA) fiscal, com responsabilidade quanto à obediência da legislação, paradas de faturamento, notificações, fraudes, etc.

Se a bomba ainda não explodiu para você, faça algo antes que seja tarde demais. Chame o seu atual fornecedor de sistemas de NF-e e pressione-o a fazer com que você cumpra a lei, que a sua empresa não seja fraudada, que não vitime clientes com erros, que o seu faturamento não seja interrompido.

Caso ele não consiga te ajudar, faça o que for preciso para se proteger. Lembre-se que não existe legal pela metade, ou se cumpre a lei ou não.

Fonte: TI Inside, via Blog José Adriano