Preservação de evidências em investigações de fraude

Por Alexandre Alcantara

A preservação de evidências em investigações de fraude é crucial para garantir a integridade e a admissibilidade das provas em processos judiciais. Em recente artigo, uma perita americana destaca a importância de gerenciar documentos de forma eficaz, especialmente em casos complexos com grande volume de informações. Isso envolve manter a cadeia de custódia, que documenta quem manipulou as evidências, quando e como, para evitar contestações sobre sua autenticidade. Além disso, o uso de especialistas em perícia forense digital é essencial para preservar evidências eletrônicas, como e-mails e arquivos digitais, que podem ser facilmente alterados ou destruídos. Um planejamento estratégico, com uma equipe qualificada e um ponto de contato central, também é fundamental para conduzir a investigação de maneira eficiente e organizada.

O artigo enfatiza que a preservação inadequada de evidências pode comprometer toda a investigação, resultando em provas inadmissíveis ou questionáveis. Por exemplo, acessar computadores sem cuidados forenses pode alterar metadados, enquanto entrevistar suspeitos sem profissionais treinados pode levar à perda de informações críticas. A autora recomenda a contratação de investigadores experientes e a implementação de um plano claro desde o início, evitando ações precipitadas, como demissões imediatas, que podem destruir oportunidades de coletar mais evidências. Essas práticas não apenas fortalecem o caso, mas também enviam uma mensagem clara aos funcionários sobre o compromisso da empresa em combater fraudes.

Em certa medida, estes cuidados se aplicam aos processos de auditoria contábil tributária, devendo os auditores fiscais adotarem procedimentos que preservem as provas coletadas, sejam elas em formato digital ou em papel.

Confira o texto na íntegra (grifos nossos)

Preservação de evidências em investigações de fraude

Por Tracy Coenen [1]

A gestão de documentos é crucial em qualquer investigação de fraude. Casos maiores significam mais documentos, portanto, o processo de gestão é ainda mais importante (e talvez mais complexo).

Parte do processo de gerenciamento de documentos é preservar as evidências originais para que um dia possam ser usadas em juízo. Embora um investigador muitas vezes nunca saiba se um caso chegará a um juiz, a maneira mais prudente de lidar com as evidências é presumir que você estará no tribunal um dia e manuseá-las com cuidado.

Provas digitais são relativamente fáceis de preservar se você contar com a ajuda de um profissional experiente. A melhor opção é contratar alguém especialista em computação forense, de preferência alguém que já tenha testemunhado em tribunal diversas vezes. Essa pessoa tem maior probabilidade de preservar adequadamente as provas digitais para posterior apresentação em tribunal.

A todo custo, não permita que ninguém faça nada nos computadores usados ​​por um(s) suspeito(s) de fraude. O simples ato de vasculhar arquivos de computador pode destruir dados importantes e comprometer a integridade das evidências digitais. Até mesmo ligar ou desligar um computador causa alterações em seu disco rígido, o que pode posteriormente colocar as evidências em dúvida. Permita que apenas um especialista forense em computação qualificado toque nos computadores em questão.

As provas documentais também precisarão ser preservadas, e o investigador terá que demonstrar uma cadeia de custódia adequada das provas se o caso for parar no tribunal. Cadeia de custódia é uma maneira elegante de dizer que é importante proteger as provas e demonstrar que elas não foram adulteradas ou alteradas. Você terá que demonstrar quem teve acesso às provas, como elas foram protegidas e como sua integridade foi preservada.

Se você for responsável por uma prova, é melhor trancá-la em um armário e/ou escritório com acesso muito limitado. Você deve saber exatamente quem tem as chaves da sala ou do dispositivo de armazenamento. Se precisar mover a prova ou entregá-la a alguém, você deve ter a documentação necessária para essa transferência, e a pessoa que a receber deve estar preparada para mantê-la segura e documentar seu paradeiro.

Os investigadores não devem escrever nos originais de forma alguma, nem destruí-los ou marcá-los de qualquer outra forma. Faça cópias dos originais e use-as como documentos de trabalho para a investigação, caso precise escrever ou marcá-los de alguma outra forma. Faça o possível para manter as provas originais exatamente nas mesmas condições em que as recebeu. Se você receber apenas cópias das provas, não precisa se preocupar em preservá-las cuidadosamente. Afinal, não se trata da prova propriamente dita.

Provas digitais não devem ser manipuladas de forma alguma. Não ligue o computador ou o telefone. Não abra um banco de dados ou planilha. Leve todos os dispositivos a um profissional para fazer a imagem e trabalhe apenas com cópias dos discos rígidos e/ou bancos de dados.

O processo de preservação de provas é especialmente importante em casos em que o suspeito alega que as provas foram alteradas, que as assinaturas não são autênticas ou que os documentos foram falsificados ou fabricados. Como regra geral, certifique-se de que os originais de todos os documentos estejam protegidos e que sua cadeia de custódia esteja documentada.

Às vezes, quando um investigador de fraudes é chamado, a integridade de algumas evidências já foi comprometida. Isso não é culpa do investigador, e o status das evidências deve ser cuidadosamente documentado para que o investigador não seja responsabilizado posteriormente por essa situação.

Fonte:  TEXTO ORIGINAL EM INGLÊS

COENEN, Tracy. Preserving Evidence in Fraud Investigations. Publicado em 06 mai. 2025 no blog Fraud Files Forensic Accounting. Disponível em: <https://www.sequenceinc.com/fraudfiles/2025/05/preserving-evidence-in-fraud-investigations/> Acesso em: 13 mai. 2025.

[Tradução automática do original em inglês via Google Tradutor, com pequena revisão]