Novos prazos para guarda de documentos fiscais eletrônicos pelas administrações tributárias
Por Alexandre Alcantara
Em 16 de abril de 2025, foi publicado o AJUSTE SINIEF Nº 2/2025, que estabelece novos critérios e procedimentos padronizados para a gestão de documentos fiscais eletrônicos (DF-e) sob a responsabilidade da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil, dos Estados e do Distrito Federal. Para os contribuintes o prazo de guarda dos documentos fiscais não foi alterado.
Prazo de Guarda
O Ajuste SINIEF define um prazo mínimo uniforme de 132 meses (11 anos) para a conservação, pelas administrações tributárias, dos arquivos XML de diversos tipos de DF-e, contados a partir da data de autorização. Essa padronização visa garantir a integridade e a disponibilidade dos documentos fiscais eletrônicos em âmbito nacional.
É relevante salientar que, embora o Ajuste SINIEF imponha às administrações tributárias a obrigação de conservarem os arquivos XML pelo prazo de 11 (onze) anos, permanece inalterado o prazo decadencial de 5 (cinco) anos para a constituição do crédito tributário, nos termos do artigo 173, inciso I, do Código Tributário Nacional (CTN).
Assim, ressalvadas as hipóteses de dolo, fraude ou simulação, o Fisco dispõe de até 5 (cinco) anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, para constituir validamente o crédito tributário, independentemente do prazo de guarda documental
Documentos Abrangidos
O prazo de guarda aplica-se aos seguintes documentos fiscais eletrônicos:
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Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
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Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
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Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
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Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
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Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e)
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Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e)
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Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços (CT-e OS)
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Guia de Transporte de Valores Eletrônica (GTV-e)
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Declaração de Conteúdo Eletrônica (DC-e)
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Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom)
Responsabilidade pelo Armazenamento
A definição da tecnologia e da mídia de armazenamento dos DF-e é de responsabilidade de cada unidade federada, desde que respeitado o prazo mínimo estabelecido.
Dados Não Sujeitos a Expurgo
As tabelas de controle das aplicações autorizadoras de DF-e, utilizadas na validação e verificação dos dados, bem como informações sobre eventos (tipo, número sequencial, órgão autorizador) e inutilizações (número inicial e final da faixa), devem ser mantidas e não podem ser descartadas.
Recuperação de Documentos
O prazo para recuperação dos DF-e solicitados pelos órgãos competentes pode ser proporcional ao tempo de autorização, respeitando o prazo mínimo de guarda estabelecido.
Vigência
O ajuste entrou em vigor na data de sua publicação, 16 de abril de 2025, produzindo efeitos a partir do primeiro dia do mês subsequente.
Confira os comentários do CFC:
