Analisando arquivos da ECD

Por Alexandre Alcantara

O arquivo da Escrituração Contábil Digital (ECD) é gerado por meio de um sistema informatizado de escrituração contábil. Após sua geração, o arquivo é submetido à validação do Programa Gerador da Escrituração (PGE) disponibilizado pela Receita Federal do Brasil, sendo este o requisito necessário para sua transmissão e autenticação.

A entidade pode acessar a sua escrituração a qualquer momento por meio do mesmo sistema contábil em que foram realizados os lançamentos, sem a necessidade de ferramentas adicionais para consulta ou manipulação dos dados.

Por sua vez, terceiros legalmente autorizados — como auditores independentes, órgãos fiscalizadores, peritos contábeis ou outras partes interessadas — podem acessar a escrituração contábil digital mediante utilização de softwares especializados, que tenham capacidade de importar, estruturar e interpretar os dados contidos nos arquivos da ECD, possibilitando assim a análise detalhada dos lançamentos e das demonstrações contábeis. O acesso aos arquivos da ECD pode ser obtido junto à entidade, ou conforme o caso, havendo perfil legal, diretamente do repositório nacional do SPED.

O Repositório nacional do SPED é composto por todas as ECD transmitidas, sendo gerenciado pela Receita Federal do Brasil, e cujo acesso ocorre através do aplicativo ReceitaNetBX. De acordo com Silva (2025, p. 431-432)

O sistema ReceitaNet é o sistema oficial da RFB utilizado pelos contribuintes para realizar a transmissão dos arquivos de sua Escrituração Contábil Digital (ECD) e outros arquivos de envio obrigatório no âmbito do Sped, após validações e assinaturas via certificado digital.

O sistema ReceitaNetBX é capaz de fornecer os arquivos que constam na base da Secretaria da Receita Federal do Brasil, mediante requisição, para os representantes legais dos contribuintes — ou seus procuradores autorizados por procuração eletrônica, servidores da própria Receita Federal — e entidades conveniadas e demais usuários do Sped, nas quais
se incluem as administrações tributárias.

O ReceitaNetBX concede o acesso aos arquivos do Sped, considerando as seguintes regras relacionadas ao perfil do requisitante.

O aplicativo ReceitaNetBX está disponível para download no site da RFB: https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/centrais-de-conteudo/download/receitanetbx

Na página do aplicativo, é possível também ter acesso a:
• Perguntas e respostas
• Orientações às mensagens de erro do ReceitanetBX
• Download do programa ReceitanetBX-Serviço

Os auditores fiscais tributários podem acessar a ECD através de requisição via ReceitaNetBX. As administrações tributárias dispõem de ferramentas desenvolvidas especificamente para atividades de auditoria contábil tributária, como o Contágil Lite, sistema desenvolvido pela Receita Federal do Brasil (com acesso liberado para Estados, DF e Municípios) ou pelo AEBR – Auditor Eletrônico, desenvolvido pela SEFAZ MG (com acesso liberado para Estados e DF). Confira mais informações sobre estes sistemas nos seguintes artigos:

Além deste dois sistemas, de ampla utilização, algumas SEFAZ Estaduais possuem ferramentas próprias de auditoria dos arquivos do SPED (ECD, EFD, Documentos Fiscais Eletrônicos, etc), entretanto não compartilhado com outras administrações tributárias.

Para os demais usuários, na ausência de uma ferramenta de auditoria especialista, a exemplo do Caseware IDEA® ou AuditBond®-Galvanize/ACL, é possível realizar a importação e análise da ECD por meio do Microsoft Excel©. No entanto, essa alternativa apresenta limitações, principalmente em função da estrutura hierárquica dos arquivos da ECD, organizados em registros do tipo “pai e filho”.

O Manual da ECD fornece orientações práticas para a importação da escrituração no Excel, permitindo, por meio de etapas simples, o carregamento completo dos dados contábeis constantes no arquivo digital.

Orientações constantes no Manual da ECD

(com breves ajustes que realizamos no texto)

Siga os seguintes procedimentos para abrir arquivos em formato .txt (texto) da ECD no Excel:

1. No PGE do Sped Contábil, com o arquivo da ECD já importado no programa, clique, no menu interno, em “Escrituração/Exportar Arquivo” e escolha um diretório para salvar o arquivo exportado. Caso já possua o arquivo da ECD em formato .txt, não é necessário executar este procedimento.

2. Abra o programa Excel.

3. Selecione, no menu, “Arquivos/Abrir” e “Procurar”. Na janela “Abrir”, mude a opção do list box de “Todos os arquivos Excel” para “Todos os arquivos”.

4. Procure o diretório do arquivo .txt da ECD, selecione o arquivo e clique em “Abrir”.

5. O Excel abrirá uma janela, chamada “Assistente de Importação de Texto – etapa 1 de 3”.

Nessa primeira etapa, selecione a opção “Delimitado”, conforme abaixo, e clique em “Avançar”:

6. Aparecerá na sequência a segunda janela, chamada “Assistente de Importação de Texto – etapa 2 de 3”.

Nessa segunda etapa, deve ser marcada somente a opção “Outros” e deve ser colocado o “|” (pipe) no campo ao lado do nome “Outros”, conforme abaixo:

7 – Ao clicar em “Avançar”, aparecerá a última janela, chamada “Assistente de Importação de Texto – etapa 3 de 3”.

Basta clicar no botão “Concluir”.

8 – A partir daí, o arquivo da ECD em formato .txt será aberto no Excel por colunas.

É possível utilizar a opção do filtro, no menu “Dados” (figura abaixo) e trabalhar os registros separadamente, fazendo somas, cálculos diversos, utilizando funções do Excel, etc.