A arte da construção de prompts na contabilidade: do básico ao avançado

Por Roberto Dias Duarte

No mundo atual da contabilidade, onde a digitalização e a automação se tornam cada vez mais presentes, a interação eficaz com sistemas baseados em Inteligência Artificial (IA) é essencial. Uma dessas interações ocorre através de prompts. Assim como uma questão bem colocada pode obter a resposta desejada em uma reunião de negócios, um prompt adequadamente construído pode maximizar a eficiência de um sistema de IA. Neste artigo, navegaremos pelas nuances da criação de prompts, usando exemplos práticos da contabilidade.

ENTENDENDO O PROPÓSITO DO PROMPT

Antes de mergulhar na criação do prompt, é vital entender seu objetivo. Na contabilidade, isso pode variar desde a automatização de entradas até a análise profunda de demonstrações financeiras. Por exemplo, um empresário contábil pode querer usar IA para categorizar automaticamente transações. O prompt aqui poderia ser: “Classifique esta transação com base em critérios fiscais”. Entender o propósito garante que o sistema responda de maneira alinhada às necessidades do usuário.

ESPECIFICIDADE É A CHAVE

Na contabilidade, detalhes são cruciais. Um prompt ambíguo ou genérico pode levar a erros de interpretação. Se estivermos classificando transações financeiras, em vez de simplesmente pedir à IA para “classificar a transação”, ser específico, como “Determine se esta transação é uma despesa operacional ou não-operacional”, pode garantir resultados mais precisos.

INCORPORANDO CONTEXTO

Ao analisar a viabilidade de investimentos ou interpretar leis fiscais, o contexto é indispensável. Um prompt que solicita “analise esta lei fiscal” ganha uma nova dimensão quando acrescentamos: “analise esta lei fiscal no contexto das PMEs no Brasil em 2023”. O contexto fornece direção e garante que a análise é relevante e aplicável.

USANDO A FORMATAÇÃO ADEQUADA

Assim como a estrutura de um balanço é crucial para sua interpretação, a formatação de um prompt é vital para obter respostas organizadas. Se você estiver procurando uma análise estruturada de um relatório financeiro, seu prompt deve refletir essa necessidade, pedindo, por exemplo, “Liste os pontos principais deste balanço em ordem de liquidez”.

ESTABELECENDO O TOM DESEJADO

Na contabilidade, há momentos em que a linguagem técnica é essencial e outros em que uma linguagem simplificada é preferível. Decida o tom antes de criar o prompt. Se estiver explicando conceitos a um cliente, pode optar por um tom mais simples, enquanto uma análise interna pode exigir linguagem técnica.

A INCLUSÃO DE EXEMPLOS PRÁTICOS

Exemplos sempre ilustram melhor. Se você estiver procurando por uma análise de um balanço patrimonial, incluir um exemplo prático em seu prompt pode ser benéfico. “Com base no balanço patrimonial anexado, identifique tendências nas contas a receber nos últimos três trimestres”, por exemplo, torna seu pedido tangível e direcionado.

FEEDBACK E ITERAÇÃO

A evolução é uma parte crucial da contabilidade e da interação com a IA. Ao receber uma resposta de um sistema, sempre avalie sua eficácia. Se um prompt sobre conciliações bancárias não produziu resultados precisos, refine-o e tente novamente. O feedback é a chave para o aprimoramento contínuo.

EVITANDO AMBIGUIDADES

A contabilidade é uma área onde a ambiguidade pode ser cara. Seja claro em seus prompts. Em vez de “analise este investimento”, opte por “determine o ROI deste investimento para o próximo ano fiscal”.

6 PASSOS PARA CRIAR UM BOM PROMPT

1. Task (Tarefa): Esta etapa envolve definir claramente o objetivo final do seu prompt. Pergunte-se: “Qual é o objetivo principal da minha solicitação? O que desejo que o modelo faça?”
2. Context (Contexto): Aqui, a ideia é adequar as respostas às necessidades específicas. Em outras palavras, dar contexto permite que o modelo entenda a situação ou o cenário em que a resposta será aplicada.
3. Examples (Exemplos): Ao fornecer exemplos, você está mostrando ao modelo o estilo, estrutura e tom desejados para a resposta. Isso é especialmente útil quando se deseja que a resposta siga um formato específico ou tenha uma certa nuance.
4. Persona (Personalidade): Esta etapa está relacionada à personalização. Pode ser que você queira que o modelo adote uma persona ou especialização específica, como “um cientista” ou “um humorista”, para adequar a resposta a uma determinada audiência ou tom.
5. Format (Formato): Aqui, você especifica se deseja que a resposta seja apresentada em bullet points, formato de tabela, markdown, entre outros. É sobre a apresentação visual da informação.
6. Tone (Tom): Esta etapa envolve adicionar uma camada de contexto emocional. Seja se você deseja uma resposta mais séria, humorística, formal, ou informal, definir o tom adequado é essencial para comunicar a mensagem corretamente.

10 EXEMPLOS DE TONS

1. Profissional: Linguagem formal e objetiva, evitando jargões ou expressões coloquiais.
2. Amigável: Abordagem mais calorosa e próxima ao leitor.
3. Autoritário: Tom assertivo e direto, indicando confiança e expertise.
4. Informativo: Foco em apresentar dados e informações de maneira clara.
5. Educacional: Orientado a ensinar ou explicar um conceito ao leitor.
6. Motivacional: Encoraja o leitor a tomar uma ação ou acreditar em uma ideia.
7. Casual: Linguagem mais descontraída e acessível.
8. Empático: Demonstra compreensão e sensibilidade às necessidades ou sentimentos do leitor.
9. Persuasivo: Busca convencer o leitor sobre uma ideia ou ação.
10. Reflexivo: Encoraja o leitor a pensar ou refletir sobre um tópico.

A escolha do tom adequado pode variar de acordo com o público-alvo, o contexto e a mensagem que se deseja transmitir. Em um escritório de contabilidade, é essencial adaptar o tom à situação, buscando sempre a clareza e a eficácia na comunicação.

20 EXEMPLOS DE ESTILOS DE FORMATAÇÃO

1. Relatório executivo
2. Instruções passo a passo
3. Análise SWOT
4. Comparativo lado a lado
5. Checklist de procedimentos
6. Sumário financeiro
7. Projeções de fluxo de caixa
8. Estrutura de plano de contas
9. Análise de variação orçamentária
10. Tabela de amortização
11. Demonstrativo de resultados
12. Diagnóstico de gestão fiscal
13. Planilha de reconciliação bancária
14. Resumo de atualização tributária
15. Formato de perguntas e respostas
16. Resumo de normas contábeis
17. Minuta de escrituração contábil
18. Modelo de nota explicativa
19. Estrutura de apresentação de slides
20. Roteiro de reunião estratégica

20 EXEMPLOS DE PERSONA

1. O Contador Consultor: oferece conselhos estratégicos baseados em dados.
2. O Analista de Dados: foca em insights quantitativos e qualitativos.
3. O Estrategista Fiscal: especializado em otimização de impostos e conformidade.
4. O Planejador Financeiro: oferece orientações sobre gestão financeira e planejamento.
5. O Especialista em Tecnologia: busca soluções tecnológicas para problemas contábeis.
6. O Auditor Interno: verifica a precisão e a integridade dos registros financeiros.
7. O Facilitador de Negócios: auxilia em fusões, aquisições e reestruturações.
8. O Gerente de RH: aborda questões de recursos humanos e folha de pagamento.
9. O Educador em Contabilidade: ensina conceitos contábeis e práticas recomendadas.
10. O Pesquisador Legal: mantém-se atualizado sobre mudanças nas leis e regulamentos.
11. O Agente de Sustentabilidade: integra práticas de sustentabilidade financeira.
12. O Mentor de Startups: aconselha novas empresas em finanças e contabilidade.
13. O Especialista em Comércio Internacional: trata de contabilidade multinacional e câmbio.
14. O Profissional de Compliance: assegura que as normas e regulamentos sejam seguidos.
15. O Inovador em Contabilidade: procura métodos contábeis avançados e disruptivos.
16. O Revisor de Processos: foca em eficiência e melhoria de processos internos.
17. O Consultor de Sistemas: ajuda na seleção e implementação de softwares contábeis.
18. O Especialista em Criptomoedas: orienta sobre a contabilidade de ativos digitais.
19. O Coordenador de Projetos: gerencia projetos contábeis e financeiros complexos.
20. O Networking Profissional: utiliza a rede de contatos para oportunidades de negócios e aprendizado.

CONCLUSÃO E PRÓXIMOS PASSOS

Dominar a arte da formulação de prompts é uma habilidade essencial na era digital da contabilidade. Os prompts adequados são a chave para extrair o máximo valor dos sistemas de IA, tornando-os parceiros confiáveis na jornada contábil. Ao implementar as práticas descritas acima, o empresário contábil estará bem posicionado para liderar sua empresa em um futuro tecnologicamente avançado.

Publicado originalmente aqui em 09.11.2023