Software de perícia contábil

Por Tracy Coenen [1]

A parte financeira de um caso complexo pode tornar-se rapidamente esmagadora. Especialmente em casos que envolvem crimes de colarinho branco, fraude de valores mobiliários, esquemas Ponzi ou outras recuperações de fraude, o rasto da documentação financeira é muitas vezes muito longo. Um perito contábil precisa examinar dezenas de milhares de transações e reunir as evidências de uma forma que advogados, juízes e júris possam entender.

Quando há montanhas de dados, o investigador precisa de uma maneira de examinar rapidamente os dados, reuni-los em um formato que seja utilizável, encontrar conexões entre transações e quantificar os resultados. As técnicas tradicionais de perícia contábil não são mais eficazes neste tipo de investigação. O volume de dados pode sobrecarregar rapidamente o investigador e isso afeta a qualidade dos resultados.

O tamanho é importante

Anteriormente, o perito contábil usava uma técnica chamada “escopo” ou “amostragem” quando o volume de documentação financeira excedia a largura de banda da equipe. Por exemplo, ele pode decidir que todas as transações abaixo de US$ 1.000 são muito pequenas e insignificantes para a investigação e examinará apenas as transações maiores que esse limite. Alternativamente, o investigador pode examinar apenas transações de um determinado tipo ou envolvendo determinadas partes.

Há um problema óbvio no emprego de uma técnica de escopo ou amostragem: informações importantes podem ser ignoradas. Os limites utilizados pelos peritos contábeis são geralmente arbitrários e existe sempre a possibilidade de que uma pequena transação possa produzir informações valiosas numa investigação financeira. Uma pequena transação pode apontar para uma conta bancária, pessoa ou entidade anteriormente não identificada.

Ignorar pequenas transações é muitas vezes uma necessidade quando se investiga utilizando técnicas tradicionais. A maneira “antiga” de realizar um trabalho de perito contábil forense envolve muitos exames manuais de transações e tabulação de dados. O tempo necessário para examinar manualmente todas as transações excede frequentemente a capacidade da equipe de perícia contábil.

As inovações tecnológicas permitiram que os investigadores financeiros examinassem 100% dos dados, tornando as suas investigações mais precisas e completas. A tecnologia também permite que o investigador gaste menos tempo combinando transações manualmente e inserindo dados em um banco de dados, e mais tempo fazendo a investigação real. Isto é “usar IA em investigações de fraude”? Sim, em grande medida é, mas eu já usava esse tipo de tecnologia/software muito antes de chamá-lo de IA.

Dissecando os números

O segredo para chegar rapidamente ao cerne da análise financeira é usar software de perícia contábil para extrair dados de bancos de dados, imagens eletrônicas ou documentos em papel (mesmo aqueles de qualidade questionável), reconciliar os dados para garantir a precisão e colocá-los em um banco de dados adequado para tarefas investigativas. O investigador pode executar imediatamente análises avançadas para identificar anomalias e transações de interesse.

A capacidade de examinar dados financeiros com rapidez e precisão é especialmente útil em casos que envolvem grandes volumes de dados bancários. Muitas vezes, em casos de fraude, extratos bancários, cópias de cheques, relatórios ACH [A ACH é uma rede de pagamento eletrônica nos Estados Unidos que processa transações financeiras, como depósitos diretos, pagamentos de contas, transferências entre contas e pagamentos de empresas] e bilhetes de depósito precisam ser examinados detalhadamente para determinar o fluxo de fundos. Tradicionalmente, este tem sido um processo demorado e caro, com resultados variados. Com a tecnologia eliminando a entrada manual de dados, o perito contábil pode iniciar rapidamente o verdadeiro trabalho investigativo de:

• Examinando e mapeando o fluxo de fundos
• Identificando padrões de transação
• Aplicando análises avançadas para detectar anomalias nos dados
• Identificação de co-conspiradores, ativos ocultos e contas financeiras adicionais
• Provar ou refutar teorias investigativas
• Detectando e provando os elementos de uma fraude
• Criação de tabelas e gráficos compreensíveis para demonstrar a fraude

Trabalho mais valioso

Os peritos contábeis não precisam mais gastar centenas de horas faturáveis ​​examinando manualmente as transações, inserindo-as em um banco de dados e verificando a precisão dos dados. Este “trabalho intenso” foi praticamente eliminado em favor da captura e reconciliação de dados mais precisas feitas pelo software.

Isso significa que o investigador financeiro pode se concentrar imediatamente no trabalho mais valioso. O que inicialmente parecia caótico (dezenas de milhares de páginas de dados financeiros entre centenas de contas e entidades) é reduzido rapidamente a um formato utilizável, permitindo que o investigador (e o cliente) encontre respostas rapidamente.

Então, qual pacote de software é melhor para um perito contábil usar para extrair, gerenciar, organizar e investigar os dados? Existem toneladas de pacotes por aí. Alguns são melhores que outros. Alguns me preocupam quando se trata da segurança dos dados e da terceirização de determinados trabalhos para data centers no exterior. Alguns são caros demais para valer a pena. Tenho meu próprio “molho secreto” que uso para investigar os dados. Eu recomendo que os peritos contábeis obtenham versões demo de vários pacotes diferentes e os experimentem em casos reais para que possam ver como funcionam e possam comparar e contrastar. Essa é a única maneira de saber o que funciona para você.

Mas não se deixe enganar. A tecnologia por si só não substitui o perito contábil. Ainda é necessário um investigador atento para tornar os dados significativos e identificar a prova definitiva. Mas os investigadores financeiros podem rapidamente começar a investigar com a ajuda de computadores e software de contabilidade forense. Os clientes não apenas podem obter resultados mais rápidos, mas também um produto de trabalho melhor, livre de amostragem arbitrária e erros de entrada de dados.

[1] TEXTO ORIGINAL EM INGLÊS

COENEN, Tracy. Forensic Accounting Software. Publicado em 14 jun. 2024 no blog Fraud Files Forensic Accounting. Disponível em: <https://www.sequenceinc.com/fraudfiles/2024/06/forensic-accounting-software/> Acesso em: 29 jun. 2024.

[Tradução automática do original em inglês via Google Tradutor, com alguns ajustes e anotações em colchete]