Reconstruindo livros e registros contábeis para uma auditoria fiscal

Por Tracy Coenen[1]

(artigo originalmente em inglês)

Você está sendo auditado. Essas são algumas das palavras mais temidas que um indivíduo ou empresa jamais ouvirá de um auditor tributário estadual ou federal. Eles invocam medo, pânico e, às vezes, raiva.

Acima de tudo, eles criam uma necessidade de documentação. Cada número pode ser examinado. Isso significa que a documentação deve ser produzida para comprovar o valor de cada despesa e o propósito comercial do item.

Alguns de nós são meticulosos em nossa documentação, mas se você for como a maioria dos contribuintes, você tem muitos dados perdidos ou destruídos. Pior ainda, você pode estar em uma situação em que a documentação foi completamente destruída por um incêndio ou inundação. Se você não tiver a documentação, isso significa que suas deduções serão automaticamente anuladas? Não necessariamente.

A vergonha

Não é incomum que documentos sejam perdidos ou descartados por proprietários de empresas e funcionários. Acontece. Culpa e vergonha não têm lugar em uma auditoria fiscal. Discutir sobre quem e o que culpar não ajuda a empresa a combater um auditor meticuloso.

A tarefa em mãos é passar pela auditoria de forma que alcance o melhor resultado possível para o negócio. Os proprietários e executivos de empresas não precisam perder tempo se preocupando com o que poderia ter sido feito com a documentação. Muitas empresas são culpadas do “método da caixa de sapatos”[2] de contabilidade ou retenção descuidada de registros. Concentre-se em passar pela auditoria e usar melhores procedimentos de retenção de documentos para registro no futuro.

Particularmente em uma situação em que documentos e registros foram destruídos em um incêndio ou inundação, a falta de informações é inevitável. Em vez de focar no que não está disponível, é aconselhável concentrar-se em como reunir tudo o que estiver disponível e utilizá-lo da melhor forma para o contribuinte durante a auditoria.

Desenterrando os documentos 

Assim que sou notificado de uma auditoria, inicio uma “intervenção financeira”. O cliente deve reunir toda e qualquer documentação que possa estar disponível. No caso de um desastre, pode não sobrar absolutamente nada. No entanto, no caso de documentação perdida ou descartada, geralmente há algum tipo de documentação a ser encontrada. Qualquer informação disponível deve ser colhida e preservada.

A documentação incluirá registros em papel e registros digitais. Onde houver lacunas na documentação, os dados do computador podem ajudar a preencher algumas das lacunas. Na medida em que planilhas ou dados de programas de contabilidade podem ser obtidos, as informações podem ajudar no caso.

A documentação em papel pode incluir extratos bancários, cheques cancelados, comprovantes de depósito, extratos de cartão de crédito e recibos de despesas. Quando algum desses itens estiverem faltando, é aconselhável procurar fontes externas de dados.

Os bancos podem produzir extratos bancários antigos e verificar cópias. Geralmente, há um preço para essas informações, mas são essenciais para uma auditoria e devem ser obtidas se os registros originais não estiverem disponíveis.

As empresas de cartão de crédito geralmente cooperam na produção de cópias de extratos antigos. Os fornecedores que forneceram produtos ou serviços a uma empresa também podem estar dispostos a fornecer documentação, como cópias de faturas, para ajudar nas despesas comerciais.

Recomendo aos clientes que sejam criativos ao pensar em como ou onde obter documentação que possa sustentar as receitas e despesas de um negócio. Qualquer coisa que possa ajudar a sustentar uma dedução é um jogo justo e pode ajudar na auditoria.

Recriando os registros contábeis 

Quando uma documentação sólida é recebida de fontes como bancos, empresas de cartão de crédito e fornecedores, o processo de recriação dos livros e registros é bastante simples. Um contador forense [perito] pode usar um programa de contabilidade ou uma planilha para acumular dados e recriar as demonstrações financeiras para os períodos em questão.

O que acontece, porém, quando há lacunas nos dados? Pequenas lacunas na documentação não devem ser um problema para um auditor, que procurará “conformidade substancial”. Por exemplo, uma despesa anual pode ser razoavelmente estimada com base na documentação de oito ou nove meses.

O verdadeiro problema ocorre quando há grandes lacunas nos dados. A documentação simplesmente desapareceu e não pode ser obtida por meio de outra fonte. O que uma empresa pode fazer? Existem várias maneiras de ajudar a comprovar as deduções durante uma auditoria.

• Explicações orais ou testemunhos podem ser usados ​​para apoiar as deduções. Se o contribuinte for credível e a explicação for sustentada por fatos, a dedução pode ser permitida. Porém, não gosto de contar com essa opção se houver outra forma de comprovar despesas do negócio.
• Declarações de pessoas ou empresas que possam apoiar suas deduções podem ser úteis. Suponha que você remodelou seu escritório, mas a documentação foi destruída em um incêndio. Uma carta do empreiteiro que fez a reforma pode ser suficiente para justificar a dedução do valor pago ao empreiteiro.
• Use dados de outros meses, trimestres ou anos para provar padrões em números. Por exemplo, uma empresa pode gastar mais em publicidade no terceiro trimestre de cada ano, mas está faltando a documentação do ano sob auditoria. A documentação de outros anos mostra que as despesas com publicidade do terceiro trimestre são consistentemente o dobro dos outros trimestres. Portanto, é razoável acreditar que o mesmo aconteceu no ano sob auditoria.
• A análise de proporção pode ajudar um contador forense [perito] a estimar despesas. Por exemplo, o custo dos produtos vendidos de uma empresa (custo de produção dos itens vendidos) raramente se desvia de 35% das vendas. Se a documentação do ano sob auditoria estiver faltando, podemos usar essa estimativa de 35% para determinar um valor razoável para o custo das mercadorias vendidas.

• Os dados disponíveis do setor também podem ser usados ​​para estimar um nível razoável de despesas. Este método é mais especulativo do que outros, mas pode ser necessário se nenhum outro método de cálculo de despesas for viável.

Essas não são as únicas maneiras de comprovar receitas e despesas, mas estão entre as mais comuns. É importante que o contribuinte faça todos os esforços possíveis para reunir a documentação que suporte as receitas e despesas reportadas para o ano sob auditoria. Embora outros métodos possam ser usados ​​para comprovar os números, a documentação será a prova mais convincente.

Trabalhar com um especialista familiarizado com os métodos usados ​​para recriar livros e registros também é uma parte crítica do processo de auditoria. Utilize um defensor que possa ser criativo e agressivo para calcular números que sejam úteis e verossímeis e que ajudem o contribuinte a obter o melhor resultado possível da auditoria.

[1] TEXTO ORIGINAL EM INGLÊS –  COENEN, Tracy. Reconstructing books and records for a tax audit. Publicado em 10 dez. 2021 no blog Fraud Files Forensic Accounting.  Disponível em: <https://www.sequenceinc.com/fraudfiles/2021/12/reconstructing-books-and-records-for-a-tax-audit/#more-20336> Acesso em: 21 dez 2021. [Tradução automática do original em inglês via Google Tradutor, com pequena revisão].

[2] Método da caixa de sapatos (shoebox method): colocar os recibos comerciais ou pessoais em uma caixa de sapatos para o fim do ano fiscal, e só se preocupar com o seu registro posteriormente. Saiba mais aqui: <https://www.sapling.com/13768077/what-is-the-shoebox-method-of-recordkeeping>  Acesso em: 21 dez 2021.