Prevenção contra fraudes corporativas: pense como um ladrão

A fraude é cometida por pessoas reais. Eles têm famílias reais e empregos reais. Eles geralmente são como você e eu. Mas o que torna os ladrões diferentes de muitos de nós é sua capacidade de mentir e roubar. A maioria de nós nunca consideraria seriamente levar algo que não nos pertence, especialmente somas de dinheiro não significativas.

Mas os ladrões são diferentes. Aqueles que cometem fraude tomam o que não é deles. Eles enganaram outros. Eles encobriram suas mentiras. O que torna correto em suas mentes cometer fraude? O que há em seu código moral que lhes permite roubar? Como eles justificam suas ações?

A resposta está no triângulo da fraude, um conceito antigo em criminologia que ainda tem ampla aceitação no campo do exame de fraude. Para que a fraude ocorra, três coisas devem estar presentes, e cada uma representa um lado do triângulo. As três peças de todo quebra-cabeça de fraude são oportunidade, motivação e racionalização. Eles são essenciais para explicar por que ocorre uma fraude.

1. Oportunidade

Primeiro, deve haver uma oportunidade. Isso inclui a oportunidade de roubar algo de valor, bem como de ocultar o roubo. Um funcionário geralmente não se esforçará para tomar os ativos de uma empresa se várias pessoas estiverem observando. Em vez disso, o roubo ocorrerá longe dos olhos vigilantes, quando houver uma chance de escapar com os ativos.

O principal tipo de oportunidade em uma empresa que permite que um ladrão fuja com dados e ativos é normalmente um ponto fraco do sistema. Controles inadequados podem levar ao roubo. Embora não possamos vigiar todos os funcionários o tempo todo, e algumas fraudes ocorrerão só porque não estamos vigiando, outras ocorrem porque uma empresa possui procedimentos de controle inadequados.

Por exemplo, uma empresa pode ter um ponto fraco em um sistema que permite que alguém passe um cheque para um fornecedor falso. A criação de vendas fictícias e documentação de apoio, de forma a enganar os auditores, também demonstra uma oportunidade de fraude.

Pode haver muitas oportunidades diferentes nas empresas, desde segurança negligente a falta de controles de autorização para sistemas de computador que não restringem o acesso por meio de senhas. Se você se sentou e pensou sobre sua empresa ou a empresa de um cliente, provavelmente poderia propor uma longa lista de oportunidades de fraude.

A prevenção eficaz da fraude significa que as empresas devem ter políticas e procedimentos em vigor para eliminar as oportunidades de cometer fraudes. Isso inclui a segurança do tipo físico (portas trancadas, câmeras de segurança, crachás de funcionários) e do tipo digital (senhas, firewalls da Internet, dados criptografados).

Além da segurança, as empresas devem ter políticas que definam o comportamento ético e delineiem as consequências para a violação das políticas. A empresa também deve ter gerentes e executivos comprometidos em liderar pelo exemplo e, ao mesmo tempo, fazer cumprir as políticas e procedimentos.

2. Motivação

A segunda peça do triângulo da fraude é o motivo. O que fez com que o funcionário roubasse? Isso poderia ser uma necessidade financeira, como uma potencial execução hipotecária da casa do funcionário ou uma onda de gastos que saiu do controle. Os hábitos de jogo e o vício em drogas são motivos comuns para roubo.

Às vezes, os funcionários são motivados por um sentimento de injustiça ou pela percepção de que são mal pagos. A vingança contra um funcionário ou contra a empresa como um todo pode motivar um funcionário honesto. Muitas vezes, a ganância pode estar envolvida no motivo para cometer fraude.

A motivação é difícil de lidar porque geralmente é completamente internalizada. A administração pode não estar ciente de que um funcionário tem um fator de risco, como dívidas altas, ou que o funcionário se sente tratado injustamente. Por outro lado, quando a gerência vê sinais de alerta, como o funcionário, que costuma reclamar de disparidades no trabalho, isso deve ser levado a sério.

As empresas podem ajudar a reduzir a motivação para fraudes, garantindo que paguem aos funcionários taxas de mercado pelos trabalhos que desempenham. A administração também deve se esforçar para tratar os funcionários de maneira igual e justa, na medida do possível. Eles também devem estar atentos a sinais de alerta que possam indicar uma motivação pessoal, como problemas financeiros, jurídicos ou de dependência.

3. Racionalização

A última peça do triângulo da fraude é a racionalização, que lida diretamente com o código moral pessoal do ladrão. As pessoas geralmente são honestas e tendem a querer se comportar de maneira ética. Para cometer uma fraude, a pessoa precisa se convencer de que está “tudo bem”. Ela ou ele deve racionalizar e justificar o comportamento de acordo com seu próprio código moral.

Sentir que a empresa “merece” ser roubada é uma racionalização comum, além da ideia de que a empresa não será realmente afetada por um pequeno furto. Outros exemplos podem incluir “Preciso mais do que eles” ou “Estou apenas pegando o dinheiro emprestado”.

A racionalização é muito difícil para a administração, porque é impossível entrar na cabeça de alguém e determinar quando o roubo será “certo” e quando não. Por esse motivo, é melhor as empresas não se concentrarem nesse fator ao tentar reduzir as oportunidades de fraude de funcionários.

Eliminando o Triângulo

Entender esses componentes básicos da fraude é importante para prevenir e detectar fraudes. Muitas fraudes no mundo real são baseadas na mentalidade da pessoa que está roubando, portanto, é fundamental compreender como os três fatores – oportunidade, motivação e racionalização – se unem.

Ao tentar eliminar oportunidades de fraude em uma empresa, coloque-se no lugar de um possível ladrão por um minuto. O que pode fazer com que você roube da empresa? Existe um gerente opressor que cria rancor entre os funcionários? Existe uma necessidade imediata de dinheiro que pode levá-lo a cometer uma fraude? Existe uma total falta de supervisão dos processos críticos em torno do dinheiro?

Os funcionários devem ser informados de que suas atividades estão sendo monitoradas e que ações corretivas serão tomadas. Usar procedimentos como auditorias surpresa e exames aleatórios ajudará a mantê-los alerta. Se os funcionários perceberem que a administração não está realmente de olho neles ou no dinheiro, uma oportunidade de ouro para fraude está diante deles.

As empresas devem primeiro se concentrar na redução de oportunidades por meio de melhor segurança, procedimentos e supervisão. A próxima etapa é trabalhar em prol de um ambiente de trabalho justo e amigável que não dê a ninguém um “motivo” para prejudicar a empresa. Finalmente, as empresas também devem tomar medidas contra aqueles que cometem fraudes. A punição envia uma mensagem de que o mau comportamento não é aceito ou tolerado.