Cinco dicas para prevenir fraudes no reembolso corporativo
O Portal CIO preparou uma matéria muito interessante com cinco dias sobre como prevenir as fraudes praticadas por funcionários através da sistemática de reembolso de despesas. Confira.
Cinco dicas para prevenir fraudes no reembolso corporativo
Empresas perdem 8% do seu faturamento com fraudes ou desvios cometidos por funcionários, segundo pesquisas
Fraudes e desvios cometidos por funcionários afetam tanto as PMEs quanto as grandes corporações. Alguns procedimentos, como o pedido de reembolso, por exemplo, quando não são bem estruturados, aumentam a incidência desses casos e podem prejudicar de forma significativa a gestão de uma empresa.
Segundo dados da consultoria Hands On Solution, empresas perdem cerca de 8% do seu faturamento em desvios cometidos por funcionários – e menos de 1% dessas organizações investem em ações de prevenção.
Para auxiliar empreendedores e empresas a otimizarem o processo de reembolso e evitar fraudes, especialista listam 5 dicas essenciais:
1 – Crie uma política de despesas da empresa
Se a empresa ainda não possui uma política para as despesas de seus funcionários, ela está menos protegida contra desvios e fraudes na prestação de contas. É preciso definir um limite máximo de despesas para cada setor, estabelecendo claramente quais funcionários podem utilizar cada tipo de gasto. Essas medidas buscam padronizar quais são as etapas que devem ser realizadas para pedido de reembolso, bem como quais documentos o funcionário deverá fornecer para obtê-lo.
2 – Realize auditorias e controle de gastos
É importante realizar auditorias e controles constantes, gerando relatórios para acompanhamento dos pedidos de reembolso, bem como conferindo se todos os documentos e comprovantes estão de acordo com sua política de gastos. Dessa forma, é possível fiscalizar os gastos com eficácia.
3 – Aproxime-se dos seus colaboradores
Outra dica importante é investir em ações para estreitar o relacionamento com os colaboradores da empresa, conscientizando-os sobre a importância de agir com responsabilidade diante dos processos de reembolso. Além disso, é recomendado dividir as responsabilidades da gestão para, ao menos, dois funcionários – uma vez que concentrar as informações do gerenciamento de despesas apenas em um colaborador, além de poder sobrecarregá-lo com um processo que exige extrema precisão, aumenta a possibilidade de fraude.
4 – Invista em tecnologia e ofereça ferramentas para sua equipe
Para otimizar o pedido de reembolso e oferecer mais segurança para as empresas, já estão disponíveis no mercado ferramentas que facilitam a gestão de despesas corporativas. Algumas delas apostam na mobilidade. Após uma despesa, o funcionário tira foto do comprovante com a câmera do celular e envia para o app. O sistema identifica automaticamente o valor e data do recibo, e o colaborador já envia as despesas para o gestor aprovar, tudo pelo celular.
5 – Analise processos e políticas periodicamente
Por fim, é preciso revisar periodicamente os procedimentos e políticas de reembolso, como limite de despesas de cada funcionário, por exemplo, para certificar-se de que estão de acordo com o cenário atual da empresa, seu mercado e região geográfica de atuação. Se necessário, é indicado realizar ajustes para otimizar o gerenciamento e garantir a eficácia dos processos.
Fonte: Portal CIO (imagem: matéria do CIO)
