Contabilidade Digital

Iniciamos 2017 com algumas mudanças no Lucro Real como a obrigatoriedade de apresentação de assinatura de 02 contadores na retificação (correção) de registros contábeis de anos anteriores já enviados á Receita Federal pela ECD – Escrituração contábil Digital, que nada mais é que a própria contabilidade digital (Balanço, DRE, Balancete). E ainda caso a contabilidade seja considerada imprestável pelo Fisco será tributada pelo Lucro Arbitrado onerando um adicional de 20% no cálculo do IRPJ, sendo contabilidade imprestável aquela cujos registros contábeis não retratam a realidade financeira e patrimonial da empresa.

Diante deste cenário, vimos orientá-los de obrigações legais que as empresas devem estar atentas de forma a diminuir o risco tributário e não sofrer com penalidades do Fisco. Estamos numa era digital, onde o Fisco investe em tecnologia da informação ao seu favor para aumentar a arrecadação, fiscalização e combate a sonegação, bem como falhas dos contribuintes nos controles das empresas ou ausência de informações obrigatórias a serem prestadas ao Fisco.

Assim listamos abaixo algumas obrigações dos contribuintes junto ao Fisco, lembrando que a responsabilidade destas obrigações são inteiramente da empresa e do empresário que a representa:

2. Vendas de cartão de débito e crédito – uso obrigatório do TEF acoplado á ECF – Emissor de Cupom fiscal, bem como o controle efetivo das contas recebidas de cartões de crédito e débito, para registro contábil correto das taxas da administradora do cartão, logo deverão enviar mensalmente ao contador os relatórios de contas recebidas ou extratos das operadoras de cartão para registro contábil das taxas no Lucro Real;

3. Pagamento anual das taxas municipais (Publicidade, localização, alvará, Funcionamento) e taxas estaduais (incendio), pois caso não efetuem o pagamento não serão emitidas Certidões negativas para participação de licitações ou cadastros em fornecedores e bancos;

4. Pagamentos de Tributos – Pagamentos de tributos em dia para emissão de CND ou parcelamento junto aos órgãos tributários;

5. Movimentação bancária – as empresas NÃO devem misturar a conta bancária da empresa com a conta bancária do sócio, uma vez que isto é ilegal conforme o Princípio da Entidade. Desde dezembro de 2016 TODAS as instituições financeiras enviam para Receita Federal a e-financeira, uma declaração com todas as informações bancárias da Pessoa Jurídica de valor igual ou superior a R$ 5.000,00 e da pessoa Física de valor igual ou superior a R$ 2.000,00, logo não é possível “esconder” as informações bancárias do Fisco, pois o mesmo já tem acesso a todas estas informações para fiscalização de recebimentos de vendas sem NF, pagamentos de compras sem NF, pagamentos de despesas pessoais dos sócios, entre outros;

6. Remuneração dos sócios – conforme mencionado no item 3 não é permitido misturar o patrimônio da empresa com o patrimônio dos sócios, o que deve ser feito é a formalização da Remuneração dos sócios por meio do Pró-labore (incide INSS e IRRF) ou Distribuição de Lucros (isentos de IRRF e não incide INSS), tudo isto deve ser documentado com recibos de pagamento para comprovação perante á Receita Federal e Previdência social. Entretanto para que a distribuição de lucros seja isenta de IRRF e não incida INSS deve ser feito um rito formal, que nada mais é que a escrituração contábil obrigatória no Lucro Real mensalmente, pois só poderão distribuir os Lucros apurados menos o IRPJ e CSLL sobre os lucros, a diferença deverá ser tributada pela Tabela de IR da pessoa física;

7. Obrigatoriedade emissão Cupom Fiscal – ECF: as empresas varejistas do ramo comercial cujo faturamento anual ultrapasse 120 mil reais estão obrigadas á emitir Cupom fiscal, e a Receita Estadual tem autuado empresas obrigadas que não cumprem estas determinação legal, as penalidades são altas. Estão sendo implantados a NFC-e – Nota fiscal de consumidor eletronica, que nada mais é que um Cupom Fiscal eletrônico para incentivar as empresas de comércio a se adequarem á legislação á um custo baixo e acessível, porém o estado de MG ainda não implantou esta obrigatoriedade, por isto a importancia de avaliar a implantação do Emissor de Cupom Fiscal tradicional e de custo elevado;

8. Sped Fiscal, Sped Contribuições, DCTF, Rais, DIRF, DAPI MG, VAF MG, GIA RJ, Declam RJ, ECF, ECD entre outras: são as diversas obrigações acessórias mensais e anuais transmitidas á Receita Federal e Receita Estadual pelo seu contador, entretanto para transmissão ocorrer dentro dos prazos legais e a qualidade das informações sejam fidedignas ás operações da empresa, é obrigatório o envio de toda movimentação fiscal e financeira da empresa por mês até o dia 1 de cada mês ao seu contador. Todas estas obrigações são arquivos eletrônicos com a movimentação de entradas (NF de compras) e saídas (NF de venda), transações financeiras e econômicas das empresas e apuração dos impostos, de forma a facilitar á fiscalização com todas estas informações;

9. Inventário de Estoques: todas as empresas são obrigadas a escriturar o Livro de Inventário de estoques em 31/12 de cada ano, o mesmo deve ser digital sendo informado eletronicamente ao Fisco no Bloco H do Sped Fiscal até o dia 25/03 de cada ano ref. o estoque de 31/12 do ano anterior, as penalidades podem chegar á 3% do valor de cada operação por não apresentar estes registros ou apresentá-los de forma incorreta ou incompleta, por exemplo uma empresa com estoque no valor de R$ 500.000,00 x 3% = 15.000,00 de multa pelo Sped em branco ou com informações incorretas ou incompletas. Além disso já foi definido a obrigatoriedade do Bloco K – Livro Registro de produção e estoque para as empresas industriais conforme cronograma de obrigatoriedade da Receita Federal;

10. Sistema de informação: é necessário implantação de sistema de informação para lançamentos das NF de entrada, emissão de NF de saída, emissão de cupom fiscal, controle financeiro de caixa e bancos, geração do arquivo Sped Fiscal e controle de estoque da empresa, pois conforme citado acima muitas obrigatoriedades atuais perante ao Fisco demandam tempo, mao de obra qualificada, processos bem definidos e muita dedicação do empresário. Assim com um investimento em tecnologia os benefícios de controle, qualidade das informações, e diminuição dos riscos tributários para a emrpesa são indispensáveis para o negócio, e hoje ainda temos sistemas mais simples com custo bem acessível no mercado para micro e pequenas empresas;

11. Relação de compras x vendas: uma prática incorreta que vemos muito são as compras sem NF, então como a empresa Pessoa jurídica vai justificar as vendas? Qual a origem das mercadorias vendidas? Ou seja, pra vender 10 itens de um produto os mesmos 10 itens devem term NF de compra no CNPJ da empresa. Voltamos a repetir as NF-e são eletronicas, o fisco já sabe quem vendeu e quem comprou as mercadorias, a movimentação de NF de entrada e saída são transmitidas ao fisco pelo Sped Fiscal eletronicamente, por isto a importancia de um efetivo controle de estoque, implantação de um sistema de informação, lançamento das NF de entrada, controle financeiro e Livro Caixa, cadastro correto dos produtos. Alem de auxiliar na gestão e controle do seu negócio, diminui o risco de multas aplicadas pelo Fisco;

12. Compras fora do estado de MG: as compras fora do estado de MG para utilização como uso e consumo ou ativo imobilizado são devidos o Diferencial de alíquotas de ICMS, geralmente 6% do valor da NF ou 14% se forem mercadorias importadas. Assim antes de adquirir mercadorias fora do estado é importante consultar seu contador para análise deste imposto a ser pago sobre o valor de cada NF mais o valor do frete;

13. Vendas fora do estado de MG para consumidor final: o DIFAL é devido ás empresas que comercializam mercadorias para fora do estado de MG destinados á consumidor final não contribuinte do imposto. Assim antes de vender mercadorias fora do estado é importante consultar seu contador para análise deste imposto a ser pago sobre o valor de cada NF;

14. XML x Danfe: todas os arquivos XML de entradas e saídas devem ser guardados digitalmente pelas empresas no prazo de 5 anos a disposição da fiscalização, uma vez que a NF-e – Nota fiscal eletrônica só tem validade jurídica de forma digital, ou seja, o arquivo XML;

15. MFD-e – fretes próprios: para as empresas que possuem frete próprio para entrega de suas mercadorias é obrigatório a emissão de MFD-e – Manifesto eletrônico de documentos fiscais, para maiores informações consulte o suporte do seu sistema emissor de NF-e ou CT-e;

16. eSocial – Para os empregadores e contribuintes com faturamento no ano de 2016 superior a R$ 78 milhões, a adoção do eSocial se tornará obrigatória a partir de 1° de janeiro de 2018. Já para os demais empregadores e contribuintes o prazo estabelecido é 1° de julho de 2018. O eSocial nada mais é que a folha de pagamento de forma digital para correto cumprimento da legislação trabalhista e previdenciária, no qual não será permitido admissões, férias ou avisos prévios de forma retroativa fechando o cerco junto ao Fisco;

17. Código Cest – obrigatoriedade de informação deste código nas NF-e para os produtos do regime de substituição tributária a partir de 01/07/2017, logo deverão implantar este código nos cadastros de produtos por NCM, uma vez que iniciando o prazo da obrigatoriedade não será possível emitir NF-e sem informar este código CEST.

Os pontos apresentados são pontos importantes para as empresas com obrigação legal e riscos de penalidades altas pelo fisco. Pelo que podem perceber são informações intercaladas, no qual a empresa deve observar e trabalhar junto ao seu contador no correto cumprimento em tempo hábil para não sofrer multas, uma vez que a própria carga tributário de nosso Brasil já é alta.

Lembramos que as obrigações citadas acima são de inteira responsabilidade da empresa e do empresário que a representa. O papel do contador é de orientação e fornecimento das informações úteis para tomada de decisão do empresário.

Autor: Luiz Fernando Morais – Contador, Professor, palestrante e especialista em Contabilidade e Direito Tributário pelo IPOG via Blog do SPED