Financeiro: 3 passos para gerir tributos na Era Sped
As empresas brasileiras têm tido dificuldades em acompanhar a velocidade das mudanças exigidas pelas novas regras tributárias. De um lado, as movimentações da Receita Federal (como por exemplo, as novas exigências do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED) aumentam a eficiência da administração tributária e o risco do sonegador. De outro, as empresas (principalmente as que atuam em ambiente multi-negócios e de alto volume de transações) não conseguem lidar com a crescente complexidade do ambiente tributário.
O fisco gradativamente substitui o agente fiscal por ampla utilização de tecnologia, permitindo uma análise mais abrangente das informações internas, comparando-as com dados oriundos de outras empresas (clientes e fornecedores). As análises podem cruzar informações fornecidas pelo contribuinte com informações de mercado, denúncias, estratégia da instituição ou de um fiscal independente. Para as empresas, além do devido recolhimento dos impostos, é necessário apresentar ao fisco um extenso conjunto de obrigações acessórias, contendo informações sobre seus negócios. A consistência aqui é fundamental. Para tal, as empresas geram grandes volumes de dados e mantém complexos repositórios de memórias de cálculo, regras, critérios, aspectos pertinentes da legislação, forma de aplicação e sua documentação de suporte. As autuações e multas decorrentes de problemas relacionados às obrigações acessórias vêm se tornando mais uma importante fonte de receita do governo.
As empresas que alcançaram um alto desempenho na administração tributária foram capazes de lidar com as demandas legais e as estratégias corporativas concentrando seus esforços em três dimensões principais: A estratégia da organização fiscal, seus processos operacionais e suas ferramentas tributárias.
Estratégia da Organização Fiscal
As organizações que operam em um ambiente multi-empresas aperfeiçoam sua operação fiscal tendo em vista o grande potencial de impacto em bottom-line. Nessas empresas, projetos fiscais bem conduzidos muito comumente trazem mais retorno do que projetos comerciais e operacionais, pois o ganho fiscal tem impacto direto na geração de caixa (muito diferentemente, por exemplo, do impacto resultante de projeto de aumento de receita). Quase sempre, os volumes são materiais.
Ao invés de criar estruturas fiscais independentes para cada empresa, vem se tornando uma tendência o estabelecimento de organizações de tax corporativas globais. A estrutura corporativa ganha o papel de orientação e normatização, deixando a operação para um time em separado (muitas vezes dentro de um centro de serviços compartilhado), responsável pela execução e análise de todas as operações tributárias. Para a equipe operacional, são estabelecidas metas profissionais atreladas às bonificações, conforme resultados de indicadores de desempenho (KPIs) previamente estabelecidos para cada processo fiscal.
Excelência operacional
Tradicionalmente, as empresas não desenvolviam projetos exclusivamente fiscais. Estes eram normalmente desenvolvidos a reboque de projetos de vendas, contratações, recursos humanos, etc. Este modelo começa a mudar, quando diversas empresas passam a estruturar os seus processos fiscais como uma estrutura fim-a-fim, iniciando-se por apuração, passando pela documentação, preparação das obrigações, distribuição e tendo como fim o atendimento à fiscalização. Quando definidos desta forma, obtém-se elevados ganhos de produtividade ou significativa redução de erros. Como a área fiscal normalmente alterna ciclos de demanda relativamente baixa com outros de elevadíssima carga de trabalho, uma análise do processo como um todo pode criar formas de amortecer os impactos das variações de demanda (horas extras, satisfação da equipe e qualidade do serviço).
Tecnologias e ferramentas
A implantação de soluções de automatização da apuração fiscal é, há tempos, prática usual de grandes empresas no mundo todo. O Brasil não é exceção. O que se percebe mais recentemente é a tendência dos maiores grupos em adotar apenas uma ou poucas soluções para dezenas de geografias. Ainda que existam grandes peculiaridades de legislação em cada geografia, os fornecedores de ferramentas tributárias vêm rapidamente incorporando diferentes modelos em suas soluções. A adoção de uma única ferramenta padroniza e facilita as atividades de atendimento ao fisco, além de fornecer relevantes informações gerenciais em tempo real (como projeções de desembolsos, exposições e taxas efetivas). Estas permitem o arquivamento centralizado da documentação e registros de suporte, logo após a ocorrência de cada fato gerador de uma obrigação.
A partir de bons sistemas de suporte, é possível a liberação das equipes para tarefas analíticas de alto valor e eliminação de erros de apuração.
Em síntese
O contexto tributário é um tema cada vez mais complexo nas grandes organizações. Como as empresas também operam em um ambiente cada vez mais complexo, os projetos de sucesso na área fiscal mobilizam frentes integradas com enfoque estratégico, de processos e de sistemas. Apesar de esta função permear todas as transações da companhia, o alinhamento da função tributária permite um funcionamento sinérgico e de alto desempenho.
