{"id":2170,"date":"2010-01-03T20:56:00","date_gmt":"2010-01-03T20:56:00","guid":{"rendered":"http:\/\/alcantara.pro.br\/portal\/2010\/01\/03\/2010-colocando-a-caixa-de-entrada-em-ordem\/"},"modified":"2024-01-27T13:51:51","modified_gmt":"2024-01-27T13:51:51","slug":"2010-colocando-a-caixa-de-entrada-em-ordem","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/alcantara.pro.br\/portal\/2010\/01\/03\/2010-colocando-a-caixa-de-entrada-em-ordem\/","title":{"rendered":"2010: Colocando a caixa de entrada em ordem"},"content":{"rendered":"

\"\"<\/a>A organiza\u00e7\u00e3o eficiente do e-mail<\/span><\/span><\/p>\n

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Objetivo primordial \u00e9 manter a caixa de entrada sempre vazia. <\/span><\/p>\n

Se o t\u00edtulo deste artigo lhe chamou a aten\u00e7\u00e3o e voc\u00ea est\u00e1 iniciando a leitura do texto, podemos tirar duas conclus\u00f5es importantes: a primeira, que voc\u00ea est\u00e1 preocupado com a organiza\u00e7\u00e3o do seu e-mail; e a segunda, que est\u00e1 interessado em identificar alguma “dica” que possa lhe ser \u00fatil na organiza\u00e7\u00e3o de sua caixa postal. <\/span><\/p>\n

O primeiro aspecto \u00e9 saber a quantidade de identificadores de e-mail que voc\u00ea tem. Quanto maior a quantidade de identificadores, maior ser\u00e1 o tempo despendido para administrar suas caixas postais. N\u00e3o se trata apenas do tempo para efetuar o login, mas tamb\u00e9m gerenciar pastas, arquivar e recuperar documentos. Dessa forma, procure ter no m\u00e1ximo dois identificadores: um relativo \u00e0 empresa e outro seu, pessoal. Essa separa\u00e7\u00e3o desvincula mensagens profissionais de pessoais, garantindo privacidade e confidencialidade nas suas correspond\u00eancias. <\/span><\/p>\n

O requisito fundamental para gerenciar uma caixa postal com efici\u00eancia \u00e9 sua objetividade. Tenha sempre em mente que sua meta \u00e9 ter “zero” mensagem em sua caixa de entrada. Toda mensagem recebida poder\u00e1 ser lida ou n\u00e3o. Essa triagem preliminar, para remover o “lixo”, pode ser feita pelo identificador do remetente, pelo t\u00edtulo da mensagem ou por outro crit\u00e9rio que voc\u00ea julgue adequado. Ao decidir ler uma mensagem, voc\u00ea tem sempre quatro op\u00e7\u00f5es: remover ap\u00f3s a leitura, arquiv\u00e1-la, responder ou adiar a decis\u00e3o. <\/span><\/p>\n

A primeira op\u00e7\u00e3o \u00e9 “remover ap\u00f3s a leitura”, ou seja, trata-se de uma mensagem informativa, que n\u00e3o carece de tratamento adicional. Quando estiver diante dessa situa\u00e7\u00e3o, remova a correspond\u00eancia sem culpa… A segunda op\u00e7\u00e3o \u00e9 quando voc\u00ea quer “arquivar” a correspond\u00eancia, pois tem informa\u00e7\u00f5es que podem ser \u00fateis para voc\u00ea no futuro (acredite: dificilmente voc\u00ea as utilizar\u00e1!). De qualquer modo, se voc\u00ea pretende guardar a correspond\u00eancia, utilize pastas espec\u00edficas e com t\u00edtulos adequados como “despesas pessoais”, “trabalho”, “faculdade”, “piadas”, “extrato cart\u00e3o”, “receitas”, etc. <\/span><\/p>\n

As duas outras op\u00e7\u00f5es s\u00e3o: responder ou adiar a decis\u00e3o. Se a op\u00e7\u00e3o for “adiar”, voc\u00ea deve deixar a correspond\u00eancia na sua caixa de entrada, pois assim l\u00e1 manter\u00e1 as correspond\u00eancias pendentes e as n\u00e3o-lidas, lembrando sempre que sua meta \u00e9 ficar com a caixa de entrada zerada. <\/span><\/p>\n

A quarta op\u00e7\u00e3o, que \u00e9 “responder”, deve receber cuidados especiais: <\/span><\/p>\n

1) T\u00edtulo da mensagem <\/span>\u2013 Deve ser adequado ao assunto e n\u00e3o muito longo. Muitas vezes notamos que uma correspond\u00eancia (entre idas e vindas) apresenta um t\u00edtulo totalmente desatualizado em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 mensagem, o que pode desmotivar o destinat\u00e1rio a ler sua correspond\u00eancia ou, pior ainda, lev\u00e1-lo a concluir equivocadamente alguma coisa sem abrir a mensagem que voc\u00ea enviou. <\/span><\/p>\n

2) Destinat\u00e1rio e copiados <\/span>\u2013 Responda a mensagem ao destinat\u00e1rio, que \u00e9 aquele ou aqueles a quem voc\u00ea pede uma provid\u00eancia sobre o tema. Os copiados s\u00e3o pessoas que devem somente ser “informadas” da situa\u00e7\u00e3o. A c\u00f3pia cega \u00e9 pouco elegante e, em alguns casos, pouco \u00e9tica, pois n\u00e3o permite que o destinat\u00e1rio conhe\u00e7a os verdadeiros interlocutores do problema. <\/span><\/p>\n

3) Tamanho e qualidade do texto <\/span>\u2013 Ningu\u00e9m gosta de ler mensagens longas ou com erros grosseiros de portugu\u00eas. Sua mensagem deve ficar limitada a dois ou tr\u00eas par\u00e1grafos e deixar claro o que voc\u00ea quer: informar ou solicitar uma a\u00e7\u00e3o. Lembre-se que erros de digita\u00e7\u00e3o s\u00e3o toler\u00e1veis, mas erros de portugu\u00eas s\u00e3o inaceit\u00e1veis, pois demonstram falta de conhecimento ling\u00fc\u00edstico e descuido na revis\u00e3o do texto. <\/span><\/p>\n

Podemos concluir que, se voc\u00ea est\u00e1 interessado em organizar sua caixa postal, \u00e9 necess\u00e1rio dar o primeiro passo. Organize-se na cria\u00e7\u00e3o de pastas e seja objetivo no tratamento das correspond\u00eancias. Lembre-se, mais uma vez, que seu objetivo \u00e9 ter sua caixa de entrada vazia. No come\u00e7o \u00e9 dif\u00edcil, depois voc\u00ea perceber\u00e1 que ter\u00e1 algum tempo livre para fazer aquilo que mais gosta: visitar um amigo, caminhar no parque, ouvir aquele CD que voc\u00ea comprou h\u00e1 semanas, assistir TV, dormir ou, quem sabe, escrever um artigo como fa\u00e7o neste instante… <\/span><\/p>\n

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Por Armando Terribili Filho <\/span>– Professor e coordenador da p\u00f3s-gradua\u00e7\u00e3o da Faculdade de Computa\u00e7\u00e3o e Inform\u00e1tica da Faap.<\/span><\/span><\/p>\n

Fonte: <\/span>Gazeta Mercantil, 25.01.2006 – Caderno A – P\u00e1g. 3<\/span><\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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